Appstore - Projektmanagement

1. Import

Wenn Sie das Projektmanagement aus dem Application Store heruntergeladen haben, können Sie die Download-Datei wie gewohnt importieren. Behalten Sie dabei die Einstellung Mit Rechten importieren bei, damit für alle Portlets, Seiten und Datengruppen der Applikation bereits die entsprechenden, korrekten Rechte vergeben sind. Im Import-Verlauf können Sie die benötigten Projektmanagement-Benutzergruppen automatisch als neues Objekt anlegen oder bestehenden Portal-Benutzergruppen zuordnen.

2. Lizenz

Das Intrexx Projektmanagement kann über das Hauptmenü Extras / Lizenzmanager lizensiert werden.

3. Rechte

Für das Projektmanagement werden Benutzer in drei Gruppen mit unterschiedlicher Berechtigung eingeteilt: Wenn Sie die Projektmanagement-Applikation mit Rechten importiert haben, sind diese Benutzergruppen bereits angelegt. Nehmen Sie Ihre Benutzer entsprechend als Mitglieder in diese Gruppen auf. Nehmen Sie grunsätzlich alle Benutzer, die das Projektmanagement verwenden, als Mitglied in der in jedem Intrexx-Portal bestehenden Benutzergruppe "Benutzer" auf. Damit ist gewährleistet, dass z.B. beim Hinzufügen von Projekt-Ressourcen Daten aus der Benutzerverwaltung des Portals gelesen werden können. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

4. Applikations-Portlets einrichten

Das Projektmanagement enthält drei vordefinierte Portlets. Mit diesen Portlets werden die Projektinformationen für die drei Benutzergruppen gefiltert. Melden Sie sich mit einem Benutzer, der Mitglied in der Benutzergruppe "Projektmanagement-GF" ist, im Browser am Portal an und öffnen Sie das Projektmanagement.



Fügen Sie jetzt das Portlet GF über die Portaleinstellungen hinzu.



Das Portlet wird nun auf der Startseite angezeigt. Wenn Sie sich mit einem Benutzer der Projektmanagement-PM- oder Projektmanagement-MA-Gruppe anmelden, können die beiden anderen Portlets hinzugefügt werden. Jeder Benutzer des Projektmanagements sollte auf diese Weise sein relevantes Portlet hinzufügen.

5. Portlet Zeiterfassung

Mit dem Zeiterfassungs-Portlet kann der Zeitaufwand für eine Aufgabe komfortabel erfasst werden. Melden Sie sich mit einem Benutzer aus Projektmanagement-GF-Gruppe am Portal an.



Fügen Sie das Zeiterfassungs-Portlet hinzu. Falls dieses Portlet nicht auswählbar ist, prüfen Sie, ob der Benutzer ausreichend berechtigt ist und ob Sie sich auf der Startseite des Portals befinden.



Das Portlet wird nun auf der Portalseite angezeigt.

6. Verwaltung

Melden Sie sich mit einem Benutzer, der Mitglied in der Benutzergruppe "Projektmanagement-PM" ist, am Portal an und wechseln Sie in die Projektmanagement-Applikation. Öffnen Sie dort das Menü "Verwaltung".



Hier finden Sie allgemeine Einstellungen, Einstellungen für Auswahllisten und eine Übersicht über die Projektressourcen.

6.1. Reiter "Verwaltung"

6.1.1. Allgemein

Die Links "Einstellungen" und "Ressourcen" wechseln auf die Reiter "Allgemeine Einstellungen" und "Übersicht Ressourcen".

6.1.2. Auswahllisten im Projekt

Hier werden Einträge in Auswahllisten auf verschiedenen Eingabeseiten des Projektmanagements verwaltet.

Aufgabengruppe




Öffnet einen Dialog, in dem Aufgabengruppen erfasst werden können. Jeder Aufgabengruppe kann eine eigene Farbe für die Darstellung im Ganttdiagramm zugeordnet werden. Wenn Sie eine bestehende Aufgabengruppe ändern wollen, klicken Sie bitte auf den jeweiligen Link in der Tabellenspalte "Aufgabengruppe". Speichern Sie Ihre Änderungen.

Ressourcenarten




Hier werden die Ressourcenarten verwaltet, mit denen Ressourcen kategorisiert werden.

Prioritäten




Hier werden Prioritäten für Aufgaben definiert.

Status




Über die hier definierten Status wird der Fortschritt von Aufgaben bzw. der Fortschritt des gesamten Projektes verwaltet. Die Schlüssel der drei Status "Neu", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen" können nicht geändert werden. Die Aufnahme weiterer Status hingegen ist möglich. Beachten Sie bei der Anlage bitte die folgenden Geltungsbereiche, denen ein neuer Status sinngemäß zugeordnet werden sollte:

Kunden




Projekte können den hier angelegten Kunden zugeordnet werden. Verwenden Sie für interne Projekte den Kunden "Intern".

Prozente




Hier wird die prozentuale Zuteilung einer Ressource zu einem Projekt festgelegt.

Kosteneinheiten




Definieren Sie hier die Kosteneinheiten für den Einsatz von Ressourcen bei Aufgaben.

Belegarten




Hier werden die Belegarten für erfasste Belege verwaltet.

6.2. Reiter "Allgemeine Einstellungen"


6.2.1. Automatismen

Hier werden Einstellungen gesetzt, mit denen das Start- bzw. Enddatum neu angelegter oder geänderter Aufgaben bzw. Zeiterfassungsbuchungen automatisch Einfluss auf den Projektbeginn und das Projektende nehmen.

Aufgabe verschiebt Projektbeginn

Aufgaben, deren Startdatum vor dem Projektbeginn liegen, verschieben mit dieser Einstellung den Projektbeginn auf das Startdatum der Aufgabe.

Aufgabe verschiebt geplanten Projektbeginn

Aufgaben, deren Startdatum vor dem Projektbeginn liegen, verschieben mit dieser Einstellung den geplanten Projektbeginn auf das Startdatum der Aufgabe.

Aufgabe verschiebt geplantes Projektende

Aufgaben, deren Enddatum nach dem Projektende liegen, verschieben mit dieser Einstellung das geplante Projektende auf das Enddatum der Aufgabe.

Zeiterfassungsbuchung verschiebt Projektbeginn

Zeiterfassungsbuchungen, deren Startdatum vor dem Projektbeginn liegen, verschieben mit dieser Einstellung den Projektbeginn auf das Startdatum der Zeiterfassungsbuchung.

Zeiterfassungsbuchung verschiebt aktuellen Projektstand

Zeiterfassungsbuchungen, deren Enddatum nach dem Datum der letzten Änderung im Projekt liegen, verschieben mit dieser Einstellung das Datum für die letzte Änderung im Projekt auf das Enddatum der Zeiterfassungsbuchung.

Zeiterfassungsbuchung verschiebt Aufgabenbeginn

Zeiterfassungsbuchungen, deren Startdatum vor dem Startdatum einer Aufgabe liegen, verschieben mit dieser Einstellung das Startdatum der Aufgabe auf das Startdatum der Zeiterfassungsbuchung.

Zeiterfassungsbuchung verschiebt aktuellen Aufgabenstand

Zeiterfassungsbuchungen, deren Enddatum nach dem Datum der letzten Änderung einer Aufgabe liegen, verschieben mit dieser Einstellung das Datum für die letzte Änderung der Aufgabe auf das Enddatum der Zeiterfassungsbuchung.

Kosten und Zeit summieren

Summiert den erfassten Aufwand des Projekts und der Aufgaben.

Aufwandserfassung hebt den Status des Projekts an

Bei der Erfassung eines Aufwands wird der Projektstatus auf den definierten Wert angehoben. Der Standardschlüssel ist "250," was dem Status "in Bearbeitung" entspricht. Bei einer Aufwandsbuchung wird der Status des Projekts automatisch auf "in Bearbeitung" gesetzt.

Aufwandserfassung hebt den Status der Aufgabe an

Bei Erfassung eines Aufwands wird der Aufgabenstatus auf den definierten Wert angehoben. Der Standardschlüssel ist "250," was dem Status "in Bearbeitung" entspricht. Wird bei einer neuen Aufgabe ein Aufwand gebucht, so wird der Status der Aufgabe automatisch auf "in Bearbeitung" gesetzt.

6.2.2. Reports

Archivierte Projekte anzeigen

Mit dieser Einstellung werden archivierte Projekte in allen Reports berücksichtigt.

Abgeschlossene Projekte anzeigen

Mit dieser Einstellung werden abgeschlossene Projekte in allen Reports berücksichtigt.

6.2.3. Verschiedenes

Hier wird die Währung für die Kostenerfassung im Projekt festgelegt. Wählen Sie die gewünschte Währung in der Auswahlliste aus. Mit Klick auf die Schaltfläche "OK" werden alle Einstellungen übernommen.

6.3. Reiter "Übersicht Ressourcen"




Auf diesem Reiter werden alle Projektressourcen verwaltet.

Filtern

Blendet eine Auswahlliste ein, mit der nach Ressourcenarten gefiltert werden kann.

Ressourcen anlegen

Öffnet einen Dialog, in dem eine neue Ressource angelegt werden kann.

Benutzerimport

Hier kann nach Benutzern gesucht werden, die in der Benutzerverwaltung des Portals erfasst sind. Wenn Sie hier nichts eingeben und auf "Suchen "klicken, wird die komplette Liste aller Benutzer angezeigt, aus der Sie einen Benutzer auswählen können.

RessourcenID, Ressourcenname, Kürzel, E-Mail

Diese Felder werden dabei automatisch gefüllt.

Art

Legen Sie hier die Ressourcenart fest.

Datensatz hinzufügen
Öffnet den Ressourcenart-Dialog, in dem auch direkt von hier aus eine neue Ressourcenart hinzugefügt werden kann.

Kosten pro Einheit

Hier werden die Kosten eingetragen, die pro gebuchter Einheit entstehen.

Einheit

Wählen Sie hier die Einheit ("Stunde", "Tag") aus.

Beschreibung

Hier kann eine Beschreibung der Ressource eingetragen werden.

7. Projekt anlegen




Melden Sie sich mit einem Benutzer, der Mitglied der Benutzergruppe "Projektmanagement-PM" ist, am Portal an. Wechseln Sie in die Projektmanagement-Applikation und klicken Sie auf der Startseite auf den Link "Ich möchte...". Wählen Sie das Menü "ein neues Projekt erfassen". Damit wird ein Assistent gestartet, der Sie bei der Projekterstellung unterstützt.

7.1. Projektdaten

Projektnummer

Tragen Sie hier eine Projektnummer ein.

Bezeichnung

Tragen Sie den Titel des Projektes ein.

Kunde

Wählen Sie hier den Kunden aus, auf den sich das Projekt bezieht. Für interne Projekte verwenden Sie bitte den Eintrag "Intern."

Status

Wird automatisch bei der Anlage eines neuen Projekts mit "Neu" eingetragen.

Plan

Start, Ende

Tragen Sie hier den geplanten Beginn und das geplante Ende ein.

Kosten

Tragen Sie hier die geplanten Kosten ein. Klicken Sie dann auf "Weiter".

7.2. Ressourcen


Ressource zuweisen

Wählen Sie alle Ressourcen aus, die für das Projekt eingesetzt wird.

Projektaufgaben können einem Benutzer nur zugeteilt werden, wenn er hier als Ressource erfasst ist und die entsprechenden Rechte besitzt.

Neue Ressource
Öffnet einen Dialog, in dem direkt von hier aus eine neue Ressource erfasst werden kann.

Kürzel, E-Mail, Beschreibung

Diese werden automatisch mit den Daten aus der Verwaltung gefüllt.

Zuteilung (in %)

Hier wird eingetragen, mit wievielen Prozenten die Ressource dem Projekt zugeteilt wird.

Speichern

Wenn Sie auf "Speichern" klicken, wird die Ressource in der Tabelle im unteren Bereich des Dialogs angezeigt. Solange Sie nicht auf "Weiter" klicken, können Sie weitere Ressourcen erfassen.

7.3. Aufgaben




Alle Informationen zu den Einträgen in diesem Dialog finden Sie hier.

Speichern

Auch hier können mehrere Aufgaben erfasst werden, solange Sie nicht auf "Weiter" klicken.

7.4. Sonstiges


Projektmanager, Stellvertreter

Wählen Sie hier den Projektmanager und eine Stellvertretung aus.

Projektmanager E-Mail, Stellvertreter E-Mail

Diese Felder werden automatisch mit den Daten aus der Verwaltung gefüllt.

Warnung bei Verzug

Das Projekt wird bei einer Überschreitung des Enddatums auf der Startseite und auf dem Reiter Projekt mit einem Symbol gekennzeichnet.

Warnung ... Tage vor Ablauf des Projekts

Mit dieser Einstellung wird das Projekt auf der Startseite und auf dem Reiter Projekt mit einem Symbol gekennzeichnet.

Abschließen

Speichert das Projekt.

8. Startseite

Auf der Startseite der Projektmanagement-Applikation sehen Sie abhängig von der Berechtigung unterschiedliche Informationen. Voraussetzung ist, dass das entsprechende Applikations-Portlet eingerichtet ist.

8.1. Portlet GF


Projekte

Hier werden alle laufenden Projekte aufgelistet, wenn ein Mitglied der Benutzergruppe "Projektmanagement-GF" am Portal angemeldet ist.

Meilensteine

Hier werden alle Aufgaben angezeigt, die als Milestone gekennzeichnet sind.

Link "Ich möchte..."

Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Reiter "Alle Projekte"




Hier kann die Projektliste nach Datum gefiltert werden.

Reiter "Gantt-Diagramm"




Hier wird der Projektverlauf grafisch dargestellt.

Reiter "Archiv"




Hier sind alle archivierten Projekte erreichbar und können nach Datum gefiltert werden.

8.2. Portlet PM




Ist ein Mitglied der Benutzergruppe "Projektmanagement-PM" am Portal angemeldet, präsentiert sich die Startseite wie hier abgebildet. Projektmanager haben nur Einsicht in die Projekte, bei denen sie als Projektmanager oder Stellvertreter eingetragen sind. Im Bereich "Aufgaben" werden alle Projektaufgaben gelistet. Die weiteren Reiter, die hier erreichbar sind, zeigen jeweils nur die Projekt-relevanten Daten an.

8.3. Portlet MA




Ist ein Mitglied der Benutzergruppe "Projektmanagement-PM" am Portal angemeldet, können Projektdetails nicht geändert werden. Im unteren Bereich werden die Aufgaben des Mitarbeiters angezeigt. Die Anlage neuer Projekte ist für Mitarbeiter nicht möglich. Außerdem sind die Übersichten eingeschränkt und liefern nur die Daten, die vom Mitarbeiter selbst erfasst wurden. Weitere Reiter sind nicht erreichbar.

9. Projektdetails

Die hier beschriebenen Reiter erreichen Sie bei ausreichender Berechtigung, wenn Sie auf der Startseite auf einen Projektnamen klicken. Damit werden die Projektdetails geöffnet.

9.1. Reiter "Projekt"


Projektdetails

In der Spalte "Plan" sind das geplante Start- und Enddatum und die geplanten Gesamt-Kosten des Projekts eingetragen. In der Spalte "Ist" werden im Verlauf des Projekts alle Kosten summiert, die über die Beleg- oder Zeiterfassung eingetragen werden. Das tatsächliche Start- und Enddatum wird aus den Aufgaben ermittelt. "Aufgaben" informiert über die Die einzelnen Ziffern sind dabei mit einem Schrägstrich getrennt.

Offene Aufgaben

Hier werden alle nicht abgeschlossenen Aufgaben angezeigt. Ein Klick auf einen Aufgabenlink öffnet bei ausreichender Berechtigung die Aufgabe zur Bearbeitung. In der letzten Spalte wird jeweils der Status der Aufgabe angezeigt. Abgeschlossene Aufgaben werden hier nicht angezeigt, sie sind über den Reiter Aufgaben erreichbar. Über den Link "Ich möchte..." rechts oben erreichen Sie ein Menü mit weiteren Funktionen. Auch dieses Menü ist abhängig von der Berechtigung des angemeldeten Benutzers.

Die Projektdaten ändern / löschen, das Projekt archivieren




Öffnet den Dialog "Details", in dem die Projektdaten bearbeitet, gelöscht, archiviert oder aus dem Archiv geholt werden können.

Projektbeschreibung




Hier kann die Projektbeschreibung bearbeitet werden.

Eine Aufgabe erfassen

Öffnet einen Dialog, in dem eine Aufgabe erfasst werden kann.

Eine Notiz erfassen

Öffnet einen Dialog, in dem eine Notiz erfasst werden kann.

Einen Zeitaufwand erfassen

Öffnet einen Dialog, in dem ein Zeitaufwand erfasst werden kann.

Eine Übersicht der Reports

Wechselt auf den Reiter Reports.

Eine Übersicht der Kundenprojekte




Öffnet eine Seite, auf der alle Projekte, die diesem Kunden zugeordnet sind, aufgelistet werden.

9.2. Reiter "Gantt"




Auf diesem Reiter werden alle Projektaufgaben grafisch dargestellt. Der aktuelle Tag ist farblich hervorgehoben. Wird der Mauszeiger auf einer Aufgabe platziert, werden die Details im Quicktip angezeigt. Abgeschlossene Aufgaben werden mit einem grünen Balken dargestellt.

Zeitraum

Wenn Sie hier ein Datum eintragen, zeigt das Diagramm die Anzahl der Tage ab diesem Datum an, die Sie im zweiten Feld eingetragen.

Legende anzeigen / ausblenden

Zeigt die Legende an bzw. blendet sie aus.

9.3. Reiter "Ressourcen"




Auf dieser Seite werden alle Ressourcen angezeigt. Neue Ressourcen können dem Projekt mit Angabe der Zuteilung zugewiesen werden.

9.4. Reiter "Aufgaben"




Auf dieser Seite werden alle Projektaufgaben angezeigt. Neue Aufgaben können mit Klick auf den Link "eine neue Aufgabe anlegen" erfasst werden.

9.5. Reiter "Notizen"


Eine neue Notiz anlegen

Ein Klick auf den Link "eine neue Notiz anlegen" blendet die Eingabefelder ein.

Betreff, Beschreibung

Hier kann der Betreff und der Text der Notiz erfasst werden.

E-Mail-Empfänger

Mit Klick auf diesen Link werden zwei Listen eingeblendet.

Nicht ausgewählt

Enthält alle E-Mail-Adressen, an die die Notiz nicht versendet wird.

Ausgewählt

Enthält alle E-Mail-Adressen, an die die Notiz versendet wird.

Nach links / rechts verschieben
Verschiebt eine E-Mail-Adressen von einer Liste in die andere.

Speichern, Speichern + E-Mail

Speichert die Notiz bzw. speichert die Notiz und versendet den Inhalt an die ausgewählten Empfänger. Gespeicherte Notizen werden in einer Tabelle im unteren Bereich der Seite aufgelistet.

Filtern

Blendet Felder ein, mit denen die gespeicherten Notizen nach Betreff und Zeitraum gefiltert werden können.

9.6. Reiter "Dokumente"


Ein neues Dokument hinzufügen

Mit Klick auf diesen Link kann ein neues Dokument erfasst werden.

Name

Tragen Sie hier den Namen ein.

Dokument

Klicken Sie auf "Durchsuchen", um ein Dokument hochzuladen.

Speichern

Gespeicherte Dokument werden in der Tabelle im unteren Bereich der Seite angezeigt.

9.7. Reiter "Aufwand"


Zeitaufwand erfassen

Blendet einen Dialog ein, in dem ein neuer Zeitaufwand erfasst werden kann. Gespeicherte Zeitaufwände werden in der Tabelle unterhalb aufgelistet.

Beleg erfassen

Blendet einen Dialog ein, in dem ein neuer Beleg erfasst werden kann. Gespeicherte Belege werden in der Tabelle unterhalb aufgelistet.

9.8. Reiter "Reports"


Milestones, Ressourcenkosten, Ressourcenkosten mit Aufwänden, Wer-macht-was

Ein Klick auf einen dieser Links öffnet den entsprechenden Bericht.

9.9. Reiter "Einstellungen"




Auf dieser Seite können die allgemeinen Einstellungen des Projekts bearbeitet werden.

10. Aufgaben

Projektaufgaben können an verschiedenen Stellen im Projekt erfasst und bearbeitet werden. Hier wird die Eingabeseite beschrieben, die Sie auf dem Reiter "Projekt" über den Link "Ich möchte..." erreichen.

10.1. Aufgabe erfassen


Milestone

Bei einer Aufgabe, die als "Milestone" markiert ist, wird kein Startdatum erfasst.

Aufgabe

Tragen Sie hier die Aufgabe ein.

Ressource

Wählen Sie hier die Ressource, die die Aufgabe übernimmt, aus.

Priorität

Legen Sie hier die Priorität der Aufgabe fest.

Aufgabengruppe

Wählen Sie hier die Aufgabengruppe aus.

Gantt-Position

Hier kann die Position der Aufgabe im Ganttdiagramm festgelegt werden. Je niedriger der Wert der eingetragenen Ganzzahl ist, desto höher ist die Position der Aufgabe im Ganttdiagramm.

Beschreibung
Wechselt auf den Reiter Beschreibung.

Plan-Zustand

Start, Ende

Tragen Sie hier den geplanten Beginn und das geplante Ende ein.

Ist-Zustand

Start, Ende

Wird automatisch eingetragen, sobald die Aufgabe in Bearbeitung ist.

Status

Bei der Anlage einer neuen Aufgabe wird der Status automatisch als "Neu" eingetragen. Als Mitglied der Benutzergruppe "Projektmanagement-PM" (Projektmanager) können Sie den Status einer Aufgabe hier manuell auf "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen" ändern.

Aktueller Stand

Zeigt das Datum der letzten Bearbeitung an.

Kosten

Hier werden die Kosten aus den relevanten erfassten Belegen summiert.

Aufgabe delegieren

Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

10.2. Beschreibung




Hier kann eine Beschreibung der Aufgabe erfasst werden.

10.3. Aufwand




Hier wird jeder gebuchte Zeitaufwand und die erfassten Belege in der jeweiligen Tabelle angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier.

10.4. Aufgabe delegieren




Eine Aufgabe kann mit Klick auf den Link "Aufgabe delegieren", den Sie unten rechts im Aufgaben-Dialog finden, an eine andere Ressource weitergegeben werden.

OK + E-Mail

Verschickt eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter, an den die Aufgabe delegiert wird. Voraussetzung ist, dass Sie die E-Mailadresse in der Verwaltung der Ressourcen erfasst haben und das Werkzeug E-Mail-Service eingerichtet ist.

11. Zeiterfassung

11.1. Zeiterfassungsportlet

Wie Sie das Portlet auf der Portalseite hinzufügen können, erfahren Sie hier. Mit diesem Portlet kann der Zeitaufwand für eine Aufgabe schnell und komfortabel erfasst werden.



Klicken Sie hier auf Start, wenn Sie die Zeiterfassung starten wollen.



Das Stop-Symbol zeigt an, dass die Zeiterfassung für eine Aufgabe gerade aktiv ist. Wenn Sie die Erfassung anhalten möchten, klicken Sie bitte auf das Stop-Symbol.



Start und Ende der Erfassung werden im Popupfenster angegeben. Außerdem wird automatisch anhand der Angaben, die Sie in der Verwaltung der Ressourcen hinterlegt haben, errechnet, wie hoch die Kosten sind. Im Feld "Buchungstext" kann ein beliebiger Buchungstext eingetragen werden. Speichern Sie den erfassten Zeitaufwand mit Klick auf "OK".

11.2. Zeitaufwand manuell erfassen

An verschiedenen Stellen im Projekt kann ein Zeitaufwand manuell erfasst werden, z.B. auf dem Reiter "Projekt" über den Link Ich möchte....

Projekt

Hier kann das Projekt ausgewählt werden.

Aufgabe

Hier kann die Aufgabe ausgewählt werden, zu der der Zeitaufwand erfasst werden soll.

Ressource

Wählen Sie hier die Ressource aus.

Einheiten

Geben Sie die Anzahl der verbrauchten Einheiten an.

Informationen
Informiert über die in der Verwaltung eingetragenen Angaben zu Einheit und Kosten der Ressource.

Am

Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, das Sie auch bearbeiten können.

Betrag

Hier kann der Betrag eingetragen werden.

Informationen
Blendet weitere Informationen zur Einheit ein.

Betrag berechnen
Berechnet die Kosten aus der ausgewählten Einheit und den in der Verwaltung eingetragenen Kosten für die Ressource.

12. Belegerfassung

An verschiedenen Stellen im Projekt können Belege erfasst werden, z.B. auf dem Reiter "Projekt" über den Link Ich möchte....

Projekt

Hier kann das Projekt ausgewählt werden.

Aufgabe

Hier kann die Aufgabe ausgewählt werden, zu der der Zeitaufwand erfasst werden soll.

Ressource

Wählen Sie hier die Ressource aus.

Belegnummer

Tragen Sie hier die Belegnummer ein.

Belegart

Wählen Sie hier die Belegart aus.

Am

Tragen Sie hier das Belegdatum ein.

Betrag

Tragen Sie hier den Betrag ein.

Buchungstext

Hier kann ein Buchungstext erfasst werden.

13. Reports

13.1. Projektübergreifende Reports




Auf der Startseite des Projektmanagements erreichen Mitglieder der Benutzergruppen "Projektmanagement-GF" und "Projektmanagement-PM" die projektübergreifenden Auswertungen im Menü "Ich möchte..." über den Link "eine Übersicht der Reports".

Plan Zustand

In diesem Report wird der Planzustand aller Projekte ausgegeben.

Plan Zustand mit Aufgaben

Zusätzlich zum Planzustand des Projektes wird hier eine Auflistung aller Aufgaben ausgegeben.

Ist Zustand

Hier werden Status, Start, Ende, die aktuellen Kosten und die Bilanz des Ist-Zustandes ausgegeben.

Ist Zustand mit Aufgaben

Zusätzlich zur Übersicht über den Ist-Zustand werden hier alle Aufgaben gelistet.

Plan - Ist Vergleich

In diesem Report wird der Planzustand aller Projekte mit dem Ist-Zustand verglichen und als Bilanz ausgegeben.

Plan - Ist Vergleich mit Aufgaben

Zusätzlich zum Plan - Ist Vergleich werden hier alle Aufgaben gelistet.

Aufgabengruppen - Plan

In diesem Report werden die geplanten Start- und Enddaten von Arbeitsgruppenaufgaben ausgegeben.

Aufgabengruppen - Ist

In diesem Report werden die tatsächlichen Start- und Enddaten von Arbeitsgruppenaufgaben ausgegeben.

Aufgabengruppen mit Aufgaben - Plan

Zusätzlich zur Übersicht über die Aufgabengruppen werden alle relevanten Aufgaben aufgelistet (Planzustand).

Aufgabengruppen mit Aufgaben - Ist

Zusätzlich zur Übersicht über die Aufgabengruppen werden alle relevanten Aufgaben aufgelistet (Planzustand).

Milestones

Dieser Report listet die Milestones aller Projekte auf.

Nicht angefangene Aufgaben

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle nicht begonnenen Aufgaben.

Aufgaben in Arbeit

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Aufgaben mit dem Status "In Bearbeitung".

Abgeschlossene Aufgaben

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle abgeschlossenen Aufgaben.

Ressourcenkosten

Dieser Report liefert die Kosten aller erfassten Zeitaufwände und Belege.

Ressourcenkosten mit Aufgaben

Zusätzlich zu den Kosten werden hier alle Aufgaben gelistet.

Ressourcenkosten mit Aufgaben und Aufwänden

Mit diesem Report erhalten Sie eine Übersicht über alle Kosten, Aufgaben und Aufwände der einzelnen Projekte.

Überschrittene Kosten

Dieser Report informiert über die Differenz bei einer Überschreitung der Plankosten.

Überschrittene Kosten mit Aufgaben

Hier werden bei Überschreitung der geplanten Projektkosten zusätzlich alle Aufgaben gelistet.

Wer-Macht-Was

Dieser Report informiert über die Aufgabenverteilung an die einzelnen Ressourcen.

Überlastete Ressourcen

Mit diesem Report wird auf überlastete Ressourcen aufmerksam gemacht. Dabei wird die Zuteilung der Ressource zu den einzelnen Projekten im Zusammenhang mit den Aufgaben betrachtet. Eine Überlastung tritt auf, wenn eine Ressource mehr als eine Aufgabe im gleichen Zeitraum zu bearbeiten hat und damit eine Auslastung von über 100% erreicht.

13.2. Projektbezogene Reports

Die projektbezogenen Reports sind über den Reiter "Reports" in den Projektdetails erreichbar.

Milestones

In diesem Report werden neben Status, Plan- und Ist-Zustand alle Milestones des Projekts ausgewertet.

Ressourcenkosten

Dieser Report informiert über die entstandenen Projektkosten. Dabei werden der erfasste Zeitaufwand und alle Belege pro Aufgabe berücksichtigt.

Ressourcenkosten mit Aufwänden

Zusätzlich werden hier Informationen zu den Details der Aufwände ausgegeben.

Wer-Macht-Was

Dieser Report informiert über die Aufgabenverteilung an die einzelnen Ressourcen.