Die App Reisekosten können Sie wie gewohnt
in Ihr Portal importieren.
Sollte die Applikation in Ihrem Portal noch nicht vorhanden sein, behalten Sie die aktivierte Einstellung
mit Applikationsdaten importieren unbedingt bei,
damit die Angaben zu Steuersätzen, Symbole und Hilfetexte beim Import übernommen werden.
Bitte führen Sie nach dem Import unbedingt eine Aktualisierung der Pauschbeträge durch.
Die Anleitung dazu finden Sie hier.
Sollte die Applikation in Ihrem Portal bereits vorhanden sein, importieren Sie die Applikation
bitte unbedingt ohne Applikationsdaten. So ist gewährleistet, dass die vorhandene Applikation
für alle geänderten gesetzlichen Bestimmungen aktualisiert wird.
2. Hilfe
Überall in der Applikation finden Sie dieses
Symbol,
über das Sie Erläuterungen zu den entsprechenden Einträgen erreichen.
3. Meine aktuellen Reisen
Hier finden Mitarbeiter ihre Reisen in den verschiedenen
Erfassungsständen und die Möglichkeit, Reisekostenberichte zu erstellen.
Klicken Sie auf Neue Reise erfassen.
4. Reisedaten
Abfahrtsort / Zielort / Zwischenstationen
Tragen Sie hier den Abfahrts- und Zielort ein. Auch Zwischenstationen können erfasst werden.
Reisezweck
Tragen Sie hier den Anlass der Reise ein.
Reisebeginn / Reiseende
Hier wird Beginn und Ende der Reise angegeben.
Mit privater Übernachtung
Sollten der Reisende für Übernachtungen keine Belege haben, kann er mit dieser
Einstellung bewirken, dass die Übernachtungspauschale in der Abrechnung berücksichtigt
wird.
Hier werden automatisch die Daten des aktuellen Benutzers aus
der Benutzerverwaltung
ermittelt und eingetragen.
Daten suchen
Ermöglicht die Suche nach Vor- und Nachnamen oder einer Personalnummer.
Dabei werden die restlichen Felder automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt,
wenn die Suche erfolgreich war.
Status
Der Status ist bei einer neu erfassten Reise automatisch als
in Erfassung vorausgewählt. Erst wenn der Mitarbeiter den
Status auf Erfassung abgeschlossen setzt, wird die Reise zur Abrechnung
freigegeben.
Abrechnungsnummer
Die Abrechnungsnummer wird automatisch erzeugt, wenn die Reisedaten mit Klick auf
Speichern gespeichert werden.
4.1. Tagesangaben
Bearbeiten
Öffnet die Bearbeitungsseite, auf der die Reisedaten geändert werden können.
Weiter
Diese Schaltfläche führt zum nächsten Reiter Kilometergeld.
Abbrechen
Beendet die Bearbeitung.
Reiseländer
In dieser Tabelle wird die gesamte Abwesenheit während der Reise automatisch
in Stunden und Minuten pro Tag aufgeteilt.
Bearbeiten
Öffnet die Seite, auf der die Reisetage bearbeitet werden können.
Verpflegung
Bei eintägigen Auslandsreisen muss hier der letzte Tätigkeitsort im Ausland eingetragen werden,
da er für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen entscheidend ist.
Bei mehrtägigen Auslandsreisen ist das Reiseland maßgebend, das vor 24 Uhr Ortszeit
zuletzt erreicht wurde. Abweichend hiervon ist für den Rückreisetag aus dem Ausland in das
Inland das Land entscheidend, in dem die letzte Tätigkeit im Ausland stattgefunden hat.
Dies gilt auch, wenn sich der letzte Tätigkeitsort der Reise in Deutschland befindet.
Übernachtung
Hier ist das Land anzugeben, in dem der Mitarbeiter übernachtet hat. Für die Berechnung der Reisekosten
ist es nur dann relevant, wenn Übernachtungen pauschal abgerechnet werden sollen.
Verköstigung
Hat der Mitarbeiter Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers unentgeltlich erhalten,
müssen für die einzelnen Reisetage die Kontrollkästchen zur Verköstigung je nach den
erhaltenen Mahlzeiten aktiviert werden. In diesem Fall werden die Sachbezugswerte von
der steuerfreien Reisekostenvergütung abgezogen.
Blättern
Mit dem Navigationselement unten rechts kann in den Reisetagen vorwärts und
rückwärts geblättert werden.
4.2. Kilometergeld
Wenn Sie ein eigenes Privatfahrzeug für Dienstreisen verwenden, steht Ihnen Kilometergeld zu.
Hier können Sie die dienstlich gefahrenen Kilometer angeben, die Sie mit ihrem eigenen Privatfahrzeug
gefahren sind. Kilometer, die mit Dienstfahrzeugen zurückgelegt wurden, werden hier nicht erfasst.
Zusätzlich gibt es eine Mitfahrerpauschale, wenn Sie weitere Mitarbeiter im Privatfahrzeug mitnehmen.
Tragen Sie die Anzahl der Mitfahrer und die Anzahl der mitgefahrenen Kilometer
(Feld Mitfahrer: km ges.) hier ein.
4.3. Belege
Neuer Beleg
Öffnet die Seite, auf der eingescannte Belege hochgeladen werden können.
4.3.1. Allgemeine Belege
Belegart
Im ersten Schritt muss die Belegart ausgewählt werden, weil von ihr die
entsprechenden Eingabefelder abhängig sind. Zu den allgemeinen
Belegarten gehören:
Benzin
Bewirtung
Bürobedarf
Bus / Bahn
Flug
Mietwagen
Parken
Porto
Sonstige Belegarten
Straßengebühren
Taxi
Telefon
Übergepäck
Belegnummer
Die Belegnummer wird automatisch generiert. Sie setzt sich aus der Abrechnungsnummer
der zugehörigen Reise, einem Unterstrich und einer fortlaufenden Nummer zusammen.
Datum Beleg
Das Datum des Belegs ist mit dem Datum des Reisebeginns vorbelegt und muss ggfs. angepasst werden.
Ergänzend kann bei Auslandsreisen der Betrag
in der Fremdwährung eingetragen werden.
Währung
Geben Sie hier die Währung an. Eine Umrechnung erfolgt nicht.
Zahlungsart
Die Angabe der Zahlungsart ist von großer Bedeutung, da über sie definiert ist,
ob der Betrag in der Rückzahlung an den Mitarbeiter zu erstatten ist oder nicht.
So sind z. B. Ausgaben, die vom Mitarbeiter per Firmenkreditkarte beglichen werden,
nicht zu erstatten.
Anmerkung
Hier kann der Mitarbeiter bei Bedarf ergänzende Hinweise eintragen.
Beleg
Mit Klick auf Durchsuchen kann hier der eingescannte Beleg angehängt werden.
4.3.2. Belegart Übernachtung
Wenn Sie diese Belegart ausgewählt haben, werden auf der Eingabeseite
weitere Felder eingeblendet.
Übernachtung wurde vom Klienten bezahlt
Setzen Sie diese Einstellung, wenn die Übernachtung nicht über den
Arbeitgeber abgerechnet, sondern privat getragen wird.
Belegnummer
Die Belegnummer wird automatisch erzeugt.
Datum Beleg
Tragen Sie hier das Belegdatum ein.
Übernachtung
Tragen Sie hier den Gesamtbetrag für die Übernachtungen ein.
Verpflegung
Tragen Sie hier den Gesamtbetrag für die Verpflegung ein.
Erstattungsfähiger Aufwand
Tragen Sie hier den Gesamtbetrag der Belegpositionen, die
zusätzlich erstattungsfähig sind, ein.
Nicht erstattungsfähiger Aufwand
Tragen Sie hier den Gesamtbetrag der Belegpositionen, die
nicht erstattungsfähig sind, ein.
Gesamtbetrag in €
Der Gesamtbetrag wird, wie auch die Steuer entsprechend der
eingetragenen Steuersätze, automatisch errechnet.
Hier kann ggfs. der Betrag in einer Fremdwährung eingetragen werden.
Ist der Rechnungsbetrag nicht in Euro ausgewiesen, tragen Sie hier den
ausgewiesenen Wert ein. Das Feld Gesamtbetrag in €
ist in diesem Fall mit dem in Euro umgerechneten Fremdwährungsbetrag zu füllen.
Währung
Wählen Sie hier die Währung, in der der Beleg erstellt ist, aus.
Zahlungsart
Wählen Sie hier die Zahlungsart aus.
Von / Bis
Diese Felder sind mit dem Datum von Reisebeginn und -Ende vorbelegt
und müssen ggfs. angepasst werden. In der Auswahlliste können die einzelnen
Reisetage, die bereits bei der Erfassung der Reise eingetragen wurden,
ausgewählt werden.
Land
Wird bei Auswahl eines Reisetags automatisch mit dem Land gefüllt,
das der Mitarbeiter in den Tagesangaben
als Übernachtungsland zum Reisetag eingetragen hat.
Im Rechnungsbetrag enthalten
Hier muss die Anzahl der in der Rechnung enthaltenen Mahlzeiten eingetragen werden.
Hintergrund ist, dass die Kosten für das Frühstück zu den Verpflegungskosten
gehören, so dass sie mit dem Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen abgegolten sind.
Aus diesem Grund erfolgt ein Abzug vom Gesamtrechnungsbetrag (z. Zt. 20% des Pauschbetrags für
Verpflegungs-Mehraufwendungen bei 24 Stunden Abwesenheit), wenn in der Hotelrechnung
nicht ausdrücklich eine Übernachtung ohne Frühstück ausgewiesen ist. Ist im Gesamtpreis auch ein
Mittag- und / oder Abendessen enthalten (z. B. bei Tagungspauschalen), wird ebenfalls
eine Kürzung vorgenommen (z. Zt. jeweils 40% des Pauschbetrags für Verpflegungs-Mehraufwendungen
bei 24 Stunden Abwesenheit).
4.3.3. Belegart Vorschuss
Bei der Belegart Vorschuss steht das Eingabefeld Zahlungsart nicht zur Verfügung.
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie die erforderlichen Daten erfasst haben.
Der neu erfasste Beleg wird nun auf der Belege-Seite in der entsprechenden Tabelle angezeigt.
Bearbeiten
Öffnet die Seite, auf der der Beleg bearbeitet werden kann.
Details
Blendet eine Ansichtsseite mit den Belegdaten ein.
4.4. Abrechnung
Die Seite zeigt die Abrechnung der Reisekosten nach den folgenden Kostenarten gegliedert:
Kilometergeld
Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungen
Sonstige Belege
Dabei werden neben den zu erstattenden Beträgen auch die nicht zu erstattenden Beträge
aufgelistet. Unter den nicht zu erstattenden Beträgen werden die Kosten aufgeführt,
die der Mitarbeiter mit Firmenkreditkarte bezahlt hat oder die auf Rechnung reguliert
werden. Unter Abzüge werden Sachkostenbezüge, Kürzungen sowie Vorschüsse und sonstige Abzüge unterschieden.
Abschließend ist der Rückzahlungsbetrag ausgewiesen. Es ist zu beachten, dass die Werte
nur vorläufig sind, wenn die Erfassung der Reise noch nicht abgeschlossen ist.
Oben rechts auf der Seite finden Sie die folgenden Schaltflächen:
Mail an Reisenden
Verschickt eine Mail mit dem aktuellen Abrechnungsstatus.
Details zeigen
Zeigt eine Langfassung der Abrechnung an, die das Kilometergeld nach Fahrzeug und Mitfahrern unterscheidet,
die Beträge zu den Verpflegungsmehraufwendungen und Sachkostenbezügen nach Reisetagen aufschlüsselt,
die einzelnen Belege auflistet und die Kürzungen nach Mahlzeiten ausweist.
Drucken
Öffnet eine Seite, über die die Abrechnung ausgedruckt werden kann.
Abschluss
Mit Klick auf diese Schaltfläche wird die Eingabe der Reise abgeschlossen und zur Abrechnung freigeben.
Die Änderung der Daten ist dann nicht mehr möglich.
5. Bearbeitung einer bestehenden Reise
Nur Reisen mit dem Status In Erfassung können bearbeitet werden.
Sie werden auf der Seite Meine aktuellen Reisen aufgelistet.
Bei der Bearbeitung bereits bestehender Belege kann die Belegart und bei Übernachtungsbelegen
der Abrechnungsmodus nicht mehr geändert werden. Nachdem der Mitarbeiter den Status der Reise auf
Erfassung abgeschlossen gesetzt hat, kann die Reise nicht mehr
bearbeitet werden, da mit diesem Status die Freigabe der Reise für die Prüfung und Abrechnung erfolgt.
Bereits abgerechnete Reisen können durch den Mitarbeiter ebenfalls nicht mehr bearbeitet werden.
5.1. Erstellung eines Reisekostenberichts
Ein Reisekostenbericht, der mehrere Reisen beinhaltet, kann über den Reiter
Reisekostenbericht erstellt werden.
Suchen
Ein Klick auf diesen Link blendet Filtermöglichkeiten nach Status und Zeitraum der Reise ein.
Zeigen
Aktiviert den Filter.
Drucken
Öffnet eine Seite, aus der die Berichte der ausgewählten Reisen
ausgedruckt werden können.
Bericht erstellen
Zeigt die Berichte der ausgewählten Reisen in der Langfassung an.
6. Reisen abrechnen
In der Übersicht Reisen abrechnen werden die Reisen aufgelistet, für die ein
Mitarbeiter den Status Erfassung abgeschlossen gesetzt
und sie damit zur Prüfung freigegeben hat.
Bearbeiten
Öffnet eine Seite, auf der die Reise abgerechnet werden kann.
Abrechnungsnummer
Die Abrechnungsnummer wird automatisch erzeugt und eingetragen.
Status
Der Status kann hier auf Abgerechnet gesetzt werden.
Ergibt die Prüfung der Reisedaten eine Unstimmigkeiten bzw. einen Fehler, kann der Status
der Reise auf In Erfassung zurückgesetzt werden, so dass die Reise wieder vom
betreffenden Mitarbeiter bearbeitet werden kann.
Abgerechnet durch
Hier wird automatisch der angemeldete Benutzer eingetragen.
Bemerkung
Hier kann eine Bemerkung erfasst werden.
Datensatz auswählen
Öffnet die Reise zur Ansicht in Kurzform.
7. Alle Reisen
Die Übersicht zeigt die Reisen aller Mitarbeiter.
Suchen
Ein Klick auf diesen Link blendet einen Filter für die Suche nach Status,
Reisebeginn, Personalnummer und Nachname des Reisenden ein.
Drucken
Öffnet eine Seite, aus der heraus ein Bericht für die ausgewählten Reisen
ausgedruckt werden kann.
Bericht erstellen
Für die ausgewählten Reisen kann ein Bericht erstellt werden, der für die
einzelnen Reisen die Langfassung der Abrechnung wiedergibt.
Zeigen
Mit Klick wird die Kurzfassung der Abrechnung in einem neuen Fenster geöffnet.
8.1. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen
Alle Einträge von UP aktualisierbar machen
Mit Klick auf diese Schaltfläche blendet die weitere Schaltfläche
Aktualisierung der Pauschbeträge ein. Wenn Sie auf diese
Schaltfläche klicken, werden die aktuellen Pauschbeträge vom United Planet Server
heruntergeladen und aktualisiert. Die Einträge können, und müssen dann nicht mehr
manuell aktuell gehalten werden. Es empfiehlt sich, die Aktualisierung jeweils zu
einem Jahreswechsel durchzuführen, da das Bundesministerium für Finanzen immer
wieder neue Beträge festsetzt. United Planet stellt die aktuellen Beträge
jeweils zur Verfügung.
8.2. Abzüge
Hier sind die amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung erfasst, die bei kostenlos
oder verbilligt vom Arbeitgeber erhaltenen Mahlzeiten anzurechnen sind. Sie werden
als Abzug vom Betrag der steuerfreien Reisekostenvergütung behandelt, so dass ein
als Arbeitslohn zu erfassender geldwerter Vorteil entfällt. Außerdem finden sich hier
die Abzüge für Kürzungen der Verpflegungspauschalen bei Übernachtungsbelegen,
die Kosten für Mahlzeiten enthalten. Sie werden in Prozentwerten erfasst,
die auf den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24 Stunden Abwesenheit
anzuwenden sind.
8.3. Kilometersätze
Hier sind die pauschalen Kilometersätze enthalten, die der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen kann.
Die Schlüssel der pauschalen Kilometersätze dürfen nicht verändert werden.
8.4. Belegarten
Folgende Belegarten sind in der Anwendung bereits angelegt:
Schlüssel
Belegart
Benzin
Benzin
Bewirt
Bewirtung
Bahn
Bus / Bahn
Buero
Bürobedarf
Flug
Flug
Mietw
Mietwagen
Parken
Parken
Porto
Porto
Sonst
Sonstige Belegarten
StrGeb
Straßengebühren
Taxi
Taxi
Tel
Telefon
Vorsch
Vorschuss
Gepaeck
Übergepäck
Nacht
Übernachtung
Der Schlüssel der Belegart Übernachtung darf nicht verändert werden,
um die korrekte Funktion der Anwendung zu gewährleisten. Die Bezeichnung
der Belegart darf geändert werden.
8.5. Zahlungsarten
Folgende Zahlungsarten sind in der Anwendung bereits angelegt:
Schlüssel
Bezeichnung
Erstattung
Bar
Bar
Ja
PrivKreK
Private Kreditkarte
Ja
FirKreK
Firmenkreditkarte
Nein
Ec
Rechnung
Nein
Die Zahlungsarten können frei definiert werden. Die korrekte Eingabe
zur Erstattung in der Verwaltung ist für die Reisekostenabrechnung
von grundlegender Bedeutung, da sie für die Berechnung der Rückzahlung
maßgeblich ist.
8.6. Status
Schlüssel
Bezeichnung
Abgerechnet
Abgerechnet
ErfAbg
Erfassung abgeschlossen
Erfassung
In Erfassung
Die Schlüssel der Statuswerte sind für die Steuerung der Sichtbarkeit und der
Bearbeitung der Reisedaten von grundlegender Bedeutung und dürfen nur bei
gleichzeitiger Anpassung der Applikation verändert werden. Es können auch
zusätzlich eigene Statuswerte definiert werden, z. B. um Genehmigungsvermerke
abzubilden.
8.7. Währungen
In der Applikation sind die Währungen für die einzelnen Länder enthalten.
Erfasst sind Name des Lands, Bezeichnung der Währung und das Währungskürzel
(ISO-4217-Code). Dieses wird dem Benutzer in der Auswahlliste Währung auf der
Eingabeseite Belege zur Auswahl gestellt. Um die Einträge
in der angezeigten Liste zu minimieren, kann im Portal Manager ein Filter
gesetzt werden, der die Liste auf die für Ihre Firma relevanten
Währungen beschränkt.
8.8. Einstellungen
Hier können die Firmendaten und ein Präfix angegeben werden, das bei der
automatischen Generierung der Abrechnungsnummer der Reise verwendet wird.
Bei der Erzeugung der Abrechnungsnummer wird dem Präfix eine fortlaufende
Nummer angehängt. Wenn Sie kein Präfix angeben, wird nur die fortlaufende Nummer
als Abrechnungsnummer eingesetzt. Als Voreinstellung ist
XTRAV_ angegeben. Bei Angabe eines eigenen Präfixes
dürfen keine Sonderzeichen oder Umlaute verwendet werden.
8.9. Hilfetexte
Für die Applikation Reistekostenkönnen eigene Hilfetexte
formuliert werden. Für Hilfetexte, die in der Applikation kontextbezogen als Tooltip
zur Verfügung gestellt werden sollen, muss ein Filtertext angegeben werden.
Dieser ermöglicht es, den Hilfetext auf Applikationsseiten über eine Schaltfläche
in einem Tooltip zu öffnen. Im Filtertext dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen
sowie keine Umlaute enthalten sein. Das Feld Sortierung
ist hier ohne Bedeutung. Wie entsprechende Schaltflächen im Portalmanager angelegt
werden können, erfahren Sie hier.
Für Hilfetexte, die unter dem Menüpunkt Hilfe erscheinen sollen,
muss das Feld Sortierung mit einem Wert gefüllt werden, der der
gewünschten Position innerhalb der Reihenfolge der Einträge entspricht. Ist das Kontrollkästchen
Nur als Tooltip verwenden aktiviert, wird der Text
nicht unter dem Menüpunkt Hilfe angezeigt.
9. Technischer Anhang
9.1. Rechte
Bei der Vergabe der Berechtigungen werden 3 Benutzergruppen unterschieden:
RK Reisende
Mitarbeiter, die Reisedaten erfassen
RK Sachbearbeiter
Personalsachbearbeiter, die für die Prüfung der
Reisedaten und die Veranlassung der Auszahlung
verantwortlich sind
RK Verwaltung
Mitarbeiter, die die Verwaltungsdaten in der
Applikation pflegen
Diese drei Benutzergruppen können in der
Benutzerverwaltung des Portals angelegt und mit den folgenden
Berechtigungen versehen werden:
Seite / Datengruppe
RK Reisende
RK Sachbearbeiter
RK Verwaltung
Seite _Abzüge
Seite benutzen
Seite _Belegart
Seite benutzen
Seite _Hilfe
Seite benutzen
Seite _Kilometersatz
Seite benutzen
Seite _Pauschbeträge
Seite benutzen
Seite _Status
Seite benutzen
Seite _Währungen
Seite benutzen
Seite _Zahlungsarten
Seite benutzen
Seite Abgerechnete Reisen
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Alle Reisen
Seite benutzen
Seite Alle Reisen: Reisekostenbericht
Seite benutzen
Seite Hilfe
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Hinweis
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Meine aktuellen Reisen
Seite benutzen
Seite Reisekostenbericht
Seite benutzen
Seite Reisen abrechnen
Seite benutzen
Seite Verwaltung
Seite benutzen
Datengruppe _Abzug
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite Abzüge
Seite benutzen
Datengruppe _Belegart
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite Belegarten
Seite benutzen
Datengruppe _Einstellungen
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite Einstellungen
Seite benutzen
Datengruppe _Hilfe
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite _Hilfe
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite _Tooltip Hilfe
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Hilfetexte
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite benutzen
Datengruppe_Pauschaler Kilometersatz
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite Kilometersätze
Seite benutzen
Datengruppe _Pauschbetrag
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite Pauschbeträge
Seite benutzen
Datengruppe _Status
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite Status
Seite benutzen
Datengruppe _Währung
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite Währungen
Seite benutzen
Datengruppe _Zahlungsart
Lesen
Lesen
Vollzugriff
Seite Zahlungsarten
Seite benutzen
Datengruppe Reise
Vollzugriff
Vollzugriff
Vollzugriff
Seite _Reisekostenbericht
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Abrechnung
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Ansicht Reise
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Ansicht Reise kurz
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Ansicht Reise lang
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Belege
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Druckansicht
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite m_Details
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite m_Reise
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Mail kurz
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Mail lang
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Mailbestätigung
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Tagesangaben
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Abrechnung
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Email kurz
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Email lang
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Kilometergeld
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite m_Eingabe
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Reise abrechnen
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Reisedaten
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Status setzen
Seite benutzen
Seite benutzen
Datengruppe Abrechnung
Vollzugriff
Vollzugriff
Vollzugriff
Datengruppe Beleg
Vollzugriff
Vollzugriff
Vollzugriff
Seite Ansicht Beleg
Seite benutzen
Seite _Abzüge
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Ansicht Übernachtungsbeleg
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite Belege bearbeiten
Seite benutzen
Seite benutzen
Seite _Belegart
Seite benutzen
Datengruppe Tagesangabe
Vollzugriff
Vollzugriff
Vollzugriff
Seite Reisetage bearbeiten
Seite benutzen
Seite benutzen
9.2. Was nicht verändert werden darf
Verwaltungsdaten
Der Schlüssel der Belegart Übernachtung darf nicht verändert werden.
Neben seiner Verwendung in Tabellenfiltern wird er auch im Velocity-Code der VM-Dateien
und im Java-Code der Applikation verwendet. Auch die Schlüssel der pauschalen Kilometersätze
kmKraft
kmMotorrad
kmMoped
kmFahrrad
MitnKraft
MitnMotorrad
dürfen nicht verändert werden.
Applikation
Die Werte des Optionsfeldes Abrechnung Übernachtung
auf der Eingabeseite Belege in der Datengruppe Beleg
dürfen nicht verändert werden. Die folgenden Tabellen verwenden
die Werte aus den Verwaltungsdaten im Filter:
Ansichtsseite Abgerechnete Reisen, Tabelle Reisen abgerechnet
Status (Schlüssel) = Abgerechnet
Ansichtsseite Meine aktuellen Reisen, Tabelle In Erfassung
Status (Schlüssel) = Erfassung
Auf die Bedeutung des Schlüssels der Belegart Übernachtung
wurde bereits hingewiesen. Die Schlüssel der in der Applikation enthaltenen Statuswerte
sind für die Steuerung der Sichtbarkeiten und der Bearbeitbarkeit der Reisedaten
von grundlegender Bedeutung und dürfen nur bei gleichzeitiger Anpassung der
Applikation verändert werden. Im Velocity- und Java-Code der Applikation
werden sie nicht verwendet.
Versteckte Elemente
In der Applikation finden sich auf mehreren Seiten versteckte Elemente,
die für den korrekten Programmablauf erforderlich sind und nicht entfernt werden dürfen.
Sysidents
Die Sysidents der Datengruppen dürfen nicht geändert werden.
9.3. Besonderheiten in der Applikation
Datahandler
Für die Datengruppen Reise, Tagesangabe
und Beleg wurden spezifische Datahandler
erstellt, die über das Jar-File TravelExpenses.jar
zur Verfügung gestellt werden. Über sie werden die Reisetage einer Reise in der Datengruppe
Tagesangabe angelegt und die Berechnungen der Reisekosten vorgenommen.
Generierung der Datensätze Tagesangaben
Bei Neuanlage einer Reise oder bei Änderung des Reisezeitraums einer bereits erfassten
Reise werden die einzelnen Reisetage als Datensätze in der Datengruppe
Tagesangaben beim Speichern der Reise neu generiert.
Dabei werden die Länderangaben zu Verpflegung und Übernachtung mit Deutschland vorbelegt,
so dass nur im Fall einer Auslandsreise eine Bearbeitung durch den Mitarbeiter
erforderlich wird.
Generierung der Abrechnungsnummer einer Reise
Die Abrechnungsnummer der Reise wird automatisch im Java-Code der Applikation erzeugt.
Sie setzt sich aus dem Präfix, das in den Einstellungen
in der Verwaltung definiert wurde, und einer fortlaufenden Nummer zusammen.
Generierung der Belegnummer
Die Belegnummer wird bei Anlage eines neuen Belegs durch Aufruf der JavaScript-Funktion
getJSONResponseNewVoucherNo() erzeugt. Sie setzt sich aus der
Abrechnungsnummer der Reise und einer fortlaufenden Nummer, die durch einen Unterstrich
abgesetzt ist, zusammen (z. B. XTRAV_32_1).
Die fortlaufende Nummer wird in der VM-Datei createNewVoucherNo.vm
ermittelt, die von der Funktion mit einem Ajax-Call ausgeführt wird.
Autovervollständigung bei Eingabe des Zielorts
Die Eingabe des Zielorts auf der Eingabeseite Reisedaten
(Datengruppe Reise) wird durch einen DataPicker unterstützt,
der die Ergebnisse ab einer Eingabelänge von einem Zeichen automatisch einfügt.
Die Ortsnamen für die Ergebnisliste bezieht der DataPicker aus den bereits eingegebenen
Zielorten des angemeldeten Mitarbeiters. Die Schaltfläche des DataPickers ist versteckt,
da sie hier nicht benötigt wird.
Anlage und Bearbeitung eines Belegs
Welche Eingabefelder auf der Seite Belege bei Anlage eines neuen
Belegs oder Änderung eines bestehenden Belegs zur Verfügung stehen, hängt von der gewählten
Belegart (Auswahlliste) ab. Im onchange-Event der Auswahlliste Belegart
wird die JavaScript-Funktion showAssociatedDataFields()aufgerufen,
die je nach ausgewählter Belegart die zugehörigen Gruppierungen einblendet und die anderen ausblendet.
Zudem wird in der Funktion geprüft, ob es sich um einen neuen Beleg handelt. In diesem Fall
wird die Belegnummer generiert und das Datum mit dem Datum des Reisebeginns vorbelegt.
Wird ein vorhandener Beleg bearbeitet, wird die Belegart und bei Übernachtungsbelegen der
Abrechnungsmodus als Ansichtsfeld eingeblendet, so dass eine Änderung nicht möglich ist.
Plausibilitätsprüfungen
Beim Speichern der Seite Reisedaten
wird die Funktion checkPlausibilityTrip() aufgerufen, die prüft,
ob das Datum für das Reiseende nach dem Datum des Reisebeginns liegt. Ist dies nicht der Fall,
wird eine Meldung ausgegeben und das Speichern wird abgebrochen. Zudem wird geprüft, ob es
sich um eine Änderung von Reisebeginn oder Reiseende bei einer bestehenden Reise handelt.
Dann wird ein Hinweis ausgegeben, dass die Angaben zur Verköstigung und zu den Ländern Verpflegung
und Übernachtung auf der Seite Tagesangaben
neu zu bearbeiten sind. Beim Speichern eines Belegs wird die Java Script-Funktion
checkPlausibilityVoucher() aufgerufen, die folgende Eingaben prüft:
Die Zahlungsart muss angegeben sein, sofern es sich nicht um Übernachtungsbelege
mit Abrechnungsmodus pauschal oder um Belegarten mit Abzug = true
handelt.
Der Betrag muss gefüllt sein, außer bei den Belegarten Nacht
mit Abrechnungsmodus pauschal.
Bei Übernachtungsbelegen müssen die Datumswerte Von
und Bis gefüllt sein
Außerdem wird sichergestellt, dass bei Übernachtungsbelegen mit Abrechnung nach Aufwand
die Anzahl der Mahlzeiten gefüllt ist (>=0).
Reisekostenbericht
Reisekostenberichte zu einer Reise können in einer kurzen und in einer langen Form angezeigt werden.
Erstellt werden sie durch die VM-Dateien reportAccountingShort.vm
und reportAccountingLong.vm, die in der Applikation über VTL-Includes
eingebunden sind. In den VM-Dateien werden die benötigten Daten zur Reise mit Datenbankabfragen
ermittelt und als Tabellenansicht aufbereitet. Es werden folgende Kostenarten unterschieden:
Verpflegungsmehraufwendungen
Kilometergeld
Übernachtungen
Sonstige Belege - hier werden alle Belege der Belegarten, für die Abzug nicht aktiviert ist,
mit Ausnahme der Übernachtungsbelege zusammengefasst.
Vorschüsse / sonstige Abzüge - hier werden alle Belege der Belegarten, für die Abzug
aktiviert ist, mit Ausnahme der Übernachtungsbelege zusammengefasst.
Sachkostenbezüge
Kürzungen der Verpflegungspauschalen bei Übernachtungsbelegen
Die Kostenarten werden in den Datahandlern und den VM-Dateien verwendet.
Versteckte Elemente
Filtergruppen auf den Ansichtsseiten Alle Reisen:
Reisekostenbericht und Reisekostenbericht (erste Seite)
Im Onload-Ereignis der Seite werden in der Filtergruppe die Werte per JavaScript gesetzt,
die der Benutzer in der Filtergruppe auf der Seite Alle Reisen
bzw. auf der Seite Reisekostenbericht (zweite Seite) eingestellt hat.
Funktionsaufruf:
Dies stellt sicher, dass der erstellte Reisekostenbericht nur die Reisen enthält, die
der Benutzer zuvor ausgewählt hat. In den Funktionen wird der Requestparameter
rq_Printview ausgewertet. Ist der Wert des Parameters
true, wird in der Funktion der Druckdialog direkt aufgerufen.
Dies ist der Fall, wenn die Seite über eine Schaltfläche geöffnet wurde, die das
Sprungziel als Druckansicht öffnet.
Ansichtsfelder auf der Eingabeseite Reisedaten in der Datengruppe Reise
Reisebeginn bisheriger Wert und Reiseende bisheriger Wert
werden in der JS-Funktion checkPlausibilityTrip() herangezogen, um einen Hinweis
auszugeben, dass die Angaben zur Verköstigung und zu den Ländern auf der Seite Tagesangaben
neu zu bearbeiten sind. Dies wird dadurch notwendig, dass bei einer Änderung der Reisedauer die Reisetage
neu angelegt werden müssen (automatische Generierung mit Vorbelegung der Länderangaben zu Verpflegung
und Übernachtung mit Deutschland). Das versteckte Ansichtsfeld Ort enthält den Firmensitz. Der Wert wird in der Funktion
loadDeparturePoint(), die im Onload-Event der Seite aufgerufen wird,
für die Vorbelegung des Eingabefelds Abfahrtsort verwendet.
Die Schaltfläche Persönliche Zielorte zeigen ist ein DataPicker,
der die Eingabe des Zielorts durch den Mitarbeiter unterstützt
(Autovervollständigung angefangener Eingaben, sofern der Mitarbeiter den Zielort
bereits in einer vorhandenen Reise eingegeben hat).
Eingabefelder auf der Eingabeseite Kilometergeld in der Datengruppe Reise
Die versteckten Eingabefelder sind für die korrekte Funktion des Datahandlers der
Datengruppe erforderlich.
Ansichtsfelder auf der Eingabeseite Belege in der Datengruppe Beleg
Anhand des Feldes ID wird in der JavaScript-Funktion
showAssociatedDataFields() geprüft, ob es sich
um einen neuen Beleg handelt. In diesem Fall wird die Belegnummer generiert und
das Datum mit dem Datum des Reisebeginns vorbelegt. Die Felder h_ID
Pauschbetrag und h_Von werden über Datenzuordnung von der
Auswahlliste Von gefüllt, das Feld h_Bis
von der Auswahlliste Bis. Die Felder h_Von
und h_Bis werden benötigt, um beim Öffnen eines vorhandenen
Belegs die Werte in den Auswahllisten Von und Bis
zu selektieren, da diese keine Datenfeldanbindung haben. Das Feld h_Belegart Schlüssel
wird durch Datenzuordnung von der Auswahlliste Belegart gefüllt. Beim Schlüssel
Nacht werden die für die Belegart Übernachtung
benötigten Gruppierungen eingeblendet, die anderen werden ausgeblendet.
Das Feld h_Belegart AbzugJN wird ebenfalls über den DataPicker
der Auswahlliste Belegart gefüllt. Der Wert des Feldes wird bei der Berechnung der Reisekosten verwendet.
Das Feld h_Erstattung wird durch die Auswahlliste Zahlungsart gefüllt.
Die Felder Abrechnungsnummer und h_Betrag in € gekürzt
werden für die korrekte Funktion des Datahandlers der Datengruppe benötigt.
Eingabefelder auf der Eingabeseite Tagesangaben in der Datengruppe Tagesangabe
Die versteckten Eingabefelder sind für die korrekte Funktion des Datahandlers der Datengruppe erforderlich.
9.4. Sonstige JavaScript-Funktionen
Eingabeseite Kilometergeld in der Datengruppe Reise
Die Schaltfläche Löschen auf der Eingabeseite
Kilometergeld in der Datengruppe Reise
ruft die Funktion deleteKmData() auf, die alle
Eingabefelder zu den Fahrzeugangaben auf "" bzw. 0 setzt und die aktuelle Reise speichert.
Eingabeseite Tagesangaben in der Datengruppe Tagesangabe
Die Funktion loadDatasetOnDaySpecification(), die im Onload-Event
der Seite aufgerufen wird, stellt sicher, dass auf der Eingabeseite
Tagesangaben immer ein bestehender Datensatz in den Eingabefeldern
geladen ist. Die Datensätze werden automatisch beim Speichern der Reisedaten angelegt,
so dass immer mindestens ein Datensatz (1 Reisetag) vorhanden ist.
Ansichtsseite Ansicht Übernachtungsbeleg in der Datengruppe Beleg
Die Funktion onloadVoucherAcc(), die im Onload-Event der
Seite aufgerufen wird, blendet in Abhängigkeit vom Abrechnungsmodus (pauschal
oder nach Aufwand) die zugehörigen Felder ein.
Ansichtsseite Ansicht Beleg in der Datengruppe Beleg
Die Funktion onloadVoucherOther() blendet beim Laden der Seite nicht benötigte Felder aus.
Ansichtsseite Alle Reisen und Reisekostenbericht (zweite Seite im Portalmanager)
Im Onclick-Event der Schaltflächen Bericht erstellen wird die Funktion
presetAllTrips() bzw. presetMyTrips()
aufgerufen, die wiederum presetDynFilter() aufrufen. Diese Funktion
erstellt die Requestparameter zur Übergabe der Werte des dynamischen Filters an das
Sprungziel Alle Reisen: Reisekostenbericht bzw. Reisekostenbericht (erste Seite im Portalmanager).
Ansichtsseite Alle Reisen: Reisekostenbericht und Reisekostenbericht (erste Seite im Portalmanager)
Im Onload-Event der Seite wird die Funktion onloadReportAllTrips() bzw.
onloadReportMyTrips() aufgerufen, die wiederum die Funktion
activateDynFilter() aufruft. Sie liest die Requestparameter aus,
setzt die Werte im dynamischen Filter (versteckte Filtergruppe) und löst die Filterung aus.
9.5. Datengruppen und Datenfelder
Datengruppen mit Sysidents
Für folgende Datengruppen wurden Sysidents gesetzt, die nicht geändert werden dürfen,
da sie im Java-Code der Applikation bzw. in den VTL-Includes verwendet werden:
Einschränkung der angezeigten Länder und Währungen in Auswahllisten
Die Auswahllisten Verpflegung und Übernachtung
auf der Eingabeseite Tagesangaben (Datengruppe Tagesangabe) sowie die Auswahlliste
Währung auf der EingabeseiteBelege
(Datengruppe Beleg) können im Portalmanager mit einem Filter ergänzt werden, der die Anzeige
der Auswahlliste auf die für Ihre Firma relevanten Länder bzw. Währungen einschränkt.
Erweiterung der kontextbezogenen Hilfetexte
In der Appliaktion können eigene Hilfetexte formuliert werden, die kontext-bezogen
in der Applikation eingebunden sind. Dazu wird ein Filtertext angegeben, der
es erlaubt, die kontext-bezogene Hilfe auf Applikationsseiten über eine Schaltfläche im
Tooltip zu öffnen. Im Filtertext dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen sowie
keine Umlaute enthalten sein. Zur Erweiterung der bereits in der Applikation enthaltenen
Schaltflächen können im Modul Applikationen
zusätzliche Schaltflächen auf der jeweils gewünschten Seite angelegt werden:
Legen Sie eine neue Schaltfläche mit dem Typ Bild
an. Als statisches Bild können Sie das Bild about.png verwenden.
Stellen Sie als Sprungziel die Ansichtsseite
Hinweis mit der
Zielseitenoptionin Tooltip öffnen ein.
In den Eigenschaften der Schaltfläche fügen Sie
Auf dem Reiter Expert das Attribut
rq_hilfe neu hinzu.
Als Wert verwenden Sie den Filtertext, der in der Verwaltung dem entsprechenden
Hilfetext zugewiesen wurde. Im Filtertext dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen
sowie keine Umlaute enthalten sein.