Auf der Übersichtsseite Sie alle Veranstaltungen, zu denen Sie eingeladen sind,
die öffentlich sind oder die Sie selbst erfasst haben.
Mit Klick auf das Veranstaltungs-Symbol kann die Liste der Veranstaltungen in der
mittleren Spalte aktualisiert werden.
Unterhalb des Titels einer Veranstaltung in der mittleren Spalte sehen Sie
wann und wo die Veranstaltung stattfindet, von wem sie erfasst wurde und
ob sie öffentlich ist. Mit Klick auf den Namen des Erstellers können Sie auf dessen
persönliche Seite wechseln.
Mit Klick auf Teilnehmer wird ein weiterer Bereich
eingeblendet, in dem Sie die Benutzer finden, die sicher zugesagt haben.
Sie haben hier auch die Möglichkeit, nach bestimmten Personen innerhalb des Teilnehmerkreises
zu suchen. Mit Klick auf eines der Profilbilder können Sie auf die
entsprechende
persönliche Seite wechseln.
Mit Klick auf letzter Beitrag sehen Sie,
wann der Beitrag zuletzt von wem geändert wurde. Die Gesamtanzahl
der Beiträge der aktuellen Veranstaltung wird immer rechts außen
in der Zeile, in der sich auch der Link letzter
Beitrag befindet, angezeigt. Alle Informationen zum Link
Teilnahme finden Sie
hier.
Drei Symbole stehen jeweils für eine Eigenschaft stehen. Das jeweilige Symbol
wird ausgegraut, wenn die entsprechende Eigenschaft nicht erfüllt ist.
Die Bedeutung der Symbole wird bei Mauskontakt eingeblendet.
Du bist der Ersteller
Du bist Teilnehmer
Du bist eingeladen
An dieser Stelle werden Sie auch dann als Teilnehmer angezeigt, wenn Sie die
Veranstaltung nur mit Vorbehalt zugesagt haben.
2. Veranstaltung anlegen
Klicken Sie auf Neue Veranstaltung anlegen ,
um die Stammdaten einer Veranstaltung festzulegen. Dabei ist mindestens die Angabe
von Beginn und Ende
sowie eines Titels für die Veranstaltung erforderlich.
Alle anderen Angaben sind optional. Eine beliebige Anzahl von Bildern
kann als Veranstaltungsbild hochgeladen werden. Prinzipiell werden zwei Typen
von Veranstaltungen unterschieden:
Öffentliche Veranstaltung
Bei einer öffentlichen Veranstaltung kann jeder Intrexx Share Benutzer die
Veranstaltung in der Übersicht sehen und ohne vorhergehende Einladung direkt
zu- oder absagen.
Nicht öffentliche Veranstaltung
Eine nicht öffentliche Veranstaltung sehen zunächst ausschließlich die in den
Stammdaten angegebenen und somit explizit eingeladenen Intrexx Share Benutzer.
Diese können zu- oder abzusagen.
Sowohl in der Veranstaltungs-Übersicht als auch bei den
Veranstaltungsbeiträgen wird um das Veranstaltungsbild ein
farblicher Rand angezeigt, der den Status
(öffentlich oder nicht öffentlich) abbildet und unterscheidet.
In Neuigkeiten anzeigen, dass Veranstaltung erstellt wurde
Mit dieser Einstellung können Sie auf eine neue öffentliche Veranstaltung aufmerksam
machen. Abonnenten der App
Intrexx Share – Veranstaltung sehen dann einen Beitrag
mit dem Hinweis auf die Veranstaltung auf ihrer
Neuigkeiten-Seite.
Als Erfasser einer Veranstaltung haben Sie jederzeit eine Übersicht über
noch ausstehende und über bereits abgegebene Zu-
und Absagen von eingeladenen Benutzern. Mit dieser Einstellung
gewähren Sie allen Benutzern, für die die Veranstaltung sichtbar ist,
Einblick in die Gästeliste und Informationen darüber, wer von den eingeladenen
Benutzern bereits zu- oder abgesagt, unter Vorbehalt zugesagt oder sich noch
nicht zur Teilnahme geäußert hat.
Teilnehmer dürfen Verbindungen anlegen
Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie
hier.
Teilnehmer einladen
Verschieben Sie Benutzer, die Sie als Teilnehmer eintragen möchten,
mit Klick auf
Markierte Einträge auswählen in die
Liste Ausgewählt.
Mit Klick auf Speichern wird die Veranstaltung
angelegt und die eingeladenen Personen entsprechende ihrer
Einstellungen
informiert. Hat die eingeladene Person noch kein Profil in Intrexx Share,
wird sie per E-Mail benachrichtigt.
3. Über Veranstaltung informiert werden
Über öffentliche Veranstaltungen werden Sie auf Ihrer
Neuigkeiten-Seite informiert.
Voraussetzung hierfür sind das Abonnieren
der App Intrexx Share – Veranstaltung. Außerdem muss die
Einstellung In Neuigkeiten anzeigen, dass Veranstaltung erstellt wurde
gesetzt sein. Werden Sie zu einer öffentlichen oder einer nicht-öffentlichen
Veranstaltung explizit eingeladen, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Wenn Sie noch
kein Profil in Intrexx Share haben, werden Sie über Einladungen zu Veranstaltungen
per E-Mail informiert.
4. Veranstaltungsdaten
Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf das Bild oder den Titel einer Veranstaltung,
um auf die Verwaltungsseite zu wechseln.
In der linken Spalte sehen Sie über dem Veranstaltungsbild, ob die Veranstaltung
öffentlich ist oder nicht. Mit Klick auf das Bild werden die Veranstaltungsdaten
im mittleren Bereich aktualisiert. Unter dem Bild finden Sie Datum und Ort der
Veranstaltung, sowie die Beschreibung.
5. Termin exportieren
Mit Klick auf Termin exportieren werden die
relevanten Veranstaltungsdaten als ics-Datei für das Einbinden in Outlook
oder andere Kalender exportiert.
Beachten Sie bitte, dass eine Änderung im Kalender keine Auswirkung
auf die Share-Veranstaltung hat und keine Synchronisation stattfindet.
6. Weitere Teilnehmer einladen
Andere Personen können Sie mit Klick auf diesen
Link
einladen, sofern die entsprechende
Einstellung gesetzt ist.
Verschieben Sie die zusätzlichen Personen mit Klick auf
Markierte Einträge auswählen in die Liste
Ausgewählt und klicken Sie auf
Einladung senden.
7. Teilnahme
Hier können Sie zu- oder absagen oder mit Klick auf Vielleicht
mit Vorbehalt zusagen. Sofern Sie sich bereits über Ihre Teilnahme an der Veranstaltung
geäußert haben, können Sie
Beiträge zu dieser Veranstaltung erfassen. Die Beiträge einer Veranstaltung sind
für alle Benutzer sichtbar, die auch die Veranstaltung sehen. Alle Dokumente, die
Sie als Anhang eines Beitrags hochladen, werden im Element
Dokumente angezeigt.
Mit Klick auf
Veranstaltung bearbeiten können Sie als Ersteller der
Veranstaltung die Stammdaten und die Privatsphären-Einstellung ändern.
8. Veranstaltung absagen
Außerdem können Sie bestehende Veranstaltungen über dieses Formular auch absagen
oder löschen. Wenn eine Veranstaltung abgesagt wird, bleiben alle Informationen
dieser Veranstaltung erhalten. Die Teilnehmer der Veranstaltung werden
benachrichtigt. In der Übersicht der Veranstaltungen werden abgesagte
Veranstaltungen angezeigt, wenn der Kategorien-Filter
entsprechend gesetzt ist.
In der Veranstaltung wird auf die Absage hingewiesen. Das Absagen einer
Veranstaltung kann rückgängig gemacht werden, indem die Stammdaten der
Veranstaltung bearbeitet werden. Dort finden Sie bei abgesagten
Veranstaltungen die Schaltfläche Veranstaltung
findet doch statt.
9. Veranstaltung löschen
Beim Löschen einer Veranstaltung werden die Teilnehmer nicht informiert.
10. Teilnahme komplett löschen
Die Teilnahme an einer Veranstaltung kann unterhalb des Veranstaltungsbildes
auch komplett gelöscht werden. Klicken Sie dazu auf
Teilnahme komplett löschen. In diesem Fall werden
Sie auch nicht mehr im Element Absagen angezeigt.
11. Einladung zurückziehen
Solange der eingeladene Benutzer nicht zu- oder abgesagt hat, können Sie die Einladung
zurückziehen. Gehen Sie dazu genauso vor, wie bei der
Erstellung der Einladung bzw. beim
Einladen weiterer Teilnehmer.
Verschieben Sie dann die Kollegen, die von Ihnen eingeladen wurden, wieder
zurück in die Liste Verfügbar. Klicken Sie dann
auf Einladungen aktualisieren. Die
entsprechenden Benutzer werden per Benachrichtigung über die Rücknahme
informiert. Hat die eingeladene Person noch kein Profil in Intrexx Share,
wird sie per E-Mail informiert.
Teilnahmestatus
Wurde vom Ersteller der Veranstaltung in den Stammdaten die Einstellung
Teilnehmer anzeigen selektiert, werden
für alle Benutzer, die die Veranstaltung aufrufen können, die eingeladenen Personen
unter ihrem jeweiligen Teilnahmestatus in der rechten Spalte von Intrexx
Share angezeigt. So haben Sie zu jedem Zeitpunkt eine Übersicht über die zu
erwartenden Gäste.
Bitte beachten Sie, dass im Bereich Ausstehend
nur Intrexx Share Benutzer aufgeführt werden, die explizit eine Einladung
erhalten haben. In den Bereichen Zusagen,
Unsicher und Absagen
sehen Sie dagegen sowohl explizit eingeladene Benutzer als auch Benutzer,
die bei einer öffentlichen Veranstaltung zu- oder abgesagt haben.
Mit Klick auf
Teilnehmerliste ausdrucken kann jeweils
eine Teilnehmerliste ausgedruckt, exportiert oder per E-Mail
verschickt werden.
12. Filter
Der Filter Meine zeigt alle Veranstaltungen,
die von Ihnen erfasst wurden oder bei denen Sie mit Vorbehalt oder fest
zugesagt haben. Mit Klick auf Eingeladen werden
die Veranstaltungen gelistet, zu denen Sie eingeladen sind, sich aber
noch nicht zur Teilnahme geäußert haben. Veranstaltungen, bei denen Sie
abgesagt haben, werden mit Abgelehnt gefiltert.
Öffentliche Veranstaltungen werden mit dem Filter Weitere
angezeigt. Wenn alle Kategorien abgewählt sind, werden alle Veranstaltungen
angezeigt, für die Sie aufgrund der
Privatsphäreneinstellung Zugriffsrechte haben. Wenn eine oder mehrere
Kategorien ausgewählt sind, werden die Veranstaltungen angezeigt, deren Status
zu einer der gewählten Kategorien gehören. In der Standardeinstellung werden
auf der Übersichtsseite der Veranstaltungen nur Veranstaltungen angezeigt,
die noch nicht vergangen sind. Mit dem Filter Auch vergangene
Veranstaltungen anzeigen werden die vergangenen Veranstaltungen
ebenfalls aufgelistet. Falls keine Kategorie gewählt ist, werden alle
vergangenen und alle zukünftigen Veranstaltungen aufgeführt, für die
Sie aufgrund der Privatsphäreneinstellung
Zugriffsrechte haben. Sind eine oder mehrere Kategorien gewählt,
werden sowohl die für Sie sichtbaren vergangenen als auch die für Sie
sichtbaren zukünftigen Veranstaltungen angezeigt, die in eine der gewählten
Kategorien fallen. Weitere Informationen zum Thema finden Sie
hier.