Connector für Microsoft Exchange in Applikationen
Exchange-Applikationen
Exchange-Applikationen erstellen
Wie Sie eine Verbindung zu Microsoft Exchange in Intrexx konfigurieren, erfahren Sie
hier.
Informationen zu Exchange-Datenquellen in Intrexx Prozessen finden Sie
hier.
Exchange-Applikationen
Im
Installationsverzeichnis adapter\microsoft_exchange finden Sie die Datei
exchange_applications.lax, die vorgefertigte Exchange-Applikationen für Ihr Intrexx Portal enthält. Sie können dieses Applikationspaket wie gewohnt
importieren. Werden die Intrexx Exchange-Applikationen das erste Mal im Portal aufgerufen, so werden Ihre Anmeldedaten in einer Loginbox abgefragt. Je nach Konfiguration der Verbindung zum Exchange-Server wird die Anmeldung dann beim erneuten Aufruf einer Exchange-Applikation nicht mehr angefordert. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Features der Intrexx Exchange-Applikationen.
Exchange - Kalender
Der Umgang mit Terminen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Connectors für Microsoft Exchange. Folgende Einsatzgebiete werden vom Connector unterstützt:
- Auflisten der eigenen Termine heute in einer Tabellendarstellung
- Anzeige eines Einzeltermins
- Anzeige Teilnehmer
- Anzeige von Attachments mit Download.
- Anzeige von eigenen Terminen in Kalenderdarstellung mit der Möglichkeit, Termine per Drag & Drop zu verschieben
- Anzeige von Einträgen freigegebener Kalendereinträge unter Berücksichtigung der Exchange Rechte
- Anzeige von User, die als Ressource betrachtet werden, also z.B. Besprechungsräume.
- Erstellen von Terminen
- Ändern von Terminen
- Löschen von Terminen
- Auflisten von Einträgen über Tabellen, freie Tabellen und Kalender
Standardmäßig werden Betreff und Beschreibung von privaten Terminen in freigegebenen Kalendern anderer Benutzer als "Privat" angezeigt und können nicht geändert werden. Dieses Verhalten kann deaktiviert werden, indem in den Eigenschaften der Datengruppe
Appointment über die Expert Einstellungen ein zusätzliches Setting
hidePrivateAppointmentsOfSharedUsers vom Typ
boolean angelegt und diesem der Wert
false zugewiesen wird.
Exchange - Kontakte
Mit dieser Intrexx Exchange-Applikation können Sie auf Ihre Kontakte zugreifen und diese verändern und anzeigen. Folgende Funktionen werden unterstützt:
- Anlegen eines eigenen Kontaktes
- Ändern eines eigenen Kontaktes
- Löschen eines eigenen Kontaktes
- Auflisten von Kontakten über Tabellen, Frei gestaltete Tabellen, Kalendern
- Darstellung aller Kontaktes auf mobilen Endgeräten
- Einsatz von dynamischen Filtern
Über den Link
einen neuen Kontakt anlegen wird ein Tooltip geöffnet, in dem Sie die Kontaktdaten eintragen können.
Wenn Sie in der Kontaktübersicht auf einen Kontakt klicken, gelangen Sie in die Detailansicht.
Exchange - Notizen
Über den Connector können Sie auf Ihre Notizen in Exchange zugreifen und diese verändern und anzeigen. Folgende Funktionen werden unterstützt:
- Notizen erstellen
- Notizen bearbeiten
- Notizen löschen
Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle vorhandenen Notizen. Im Suchfeld haben Sie die Möglichkeit, nach Text in Notizen zu suchen. Über den Link
Notiz erstellen werden neue Notizen angelegt.
Ein Klick auf eine bestehende Notiz öffnet die Detailansicht.
Der Text einer Notiz kann mit Klick auf
Bearbeiten geändert werden.
Exchange - E-Mails
Diese Intrexx Exchange-Applikation zeigt Ihnen Ihre persönlichen Mails aus den Ordnern Posteingang, gesendete Mails und gelöschte Mails an. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Auflisten von E-Mails über Tabellen, Frei gestaltete Tabellen, Kalendern
- Anzeigen und Auswählen der Ordner-Struktur des persönlichen Postfachs
- Link auf den OWA
- Eintreffen von neuen E-Mails
- Anzeigen der Anzahl von nicht gelesenen E-Mails
- Anzeigen von E-Mails
- Anlegen von E-Mails
- Löschen von E-Mails
Wenn Sie auf eine Mail klicken, wird die Detailansicht der E-Mail eingeblendet.
Mit einem Klick auf
Antworten kann die Antwort verfasst und gesendet werden.
Exchange - Ressource
Die Ressourcenansicht ermöglicht die übersichtliche Darstellung von Terminen einzelner Mitarbeiter. Die Termine können beliebig gefiltert werden. Außerdem kann der Benutzer einstellen, welche Daten von weiteren Mitarbeitern er sehen möchte.
Dabei ist entscheidend, dass der Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen an den Terminen der weiteren Ressourcen besitzt. Diese Berechtigungen können nur von den jeweiligen Benutzern über Microsoft Outlook vergeben werden.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den Zugriff auf die Termine der einzelnen Benutzer nicht nur mit dem individuellen Account des jeweiligen Portalbenutzers durchzuführen, sondern bei der Applikation einen ganz bestimmten Account zu hinterlegen, in dessen Benutzer-Kontext auf die einzelnen Termine zugegriffen wird.
So kann zum Beispiel ein Postfach
Vertrieb in Exchange angelegt werden. Diesem Postfach geben die einzelnen Vertriebsmitarbeiter die Zugriffsrechte auf Ihren persönlichen Kalender. Damit sind Sie in der Lage, mit wenigen Änderungen an der Freigabestruktur innerhalb von Microsoft Exchange komplexe Sichten auf die Termine einzelner Benutzer zu ermöglichen.
Die Ressourcenübersicht greift direkt auf die freigegeben Kalender zu und zeigt diese übersichtlich im individuell anpassbaren Diagramm an.
Exchange - Aufgaben
Über den Connector können Sie auf Ihre Aufgaben in Exchange zugreifen und diese entsprechend verändern und anzeigen. Folgende Funktionen werden unterstützt:
- Anlegen einer eigenen Aufgabe
- Ändern einer eigenen Aufgabe
- Löschen einer eigenen Aufgabe
- Auflisten von Aufgaben über Tabellen, Frei gestaltete Tabellen, Kalendern
- Darstellung aller Aufgaben auf mobilen Endgeräten
- Einsatz von dynamischen Filtern
Über den Link
Aufgabe anlegen wird ein Tooltip geöffnet, in dem Sie die Aufgabe eintragen können.
Exchange - Einstellungen
Freigaben werden in der Applikation Exchange-Einstellungen erfasst. Der
Connector für Microsoft Exchange ermöglicht die komfortable Einstellung von freigegebenen Exchange-Server-Ressourcen. Der Microsoft Exchange-Server macht die Informationen über Freigaben nicht zugänglich. Diese müssen – wie von Microsoft Outlook gewohnt – immer vom Benutzer selbst erfasst werden. Um die Verwaltung der Freigaben übersichtlicher und komfortabler zu gestalten, bietet Intrexx die Anwendung
Exchange - Einstellungen.
Über den Link
Zugriff auf Freigaben hinzufügen werden neue Freigaben erstellt.
Bei der Erfassung einer neuen Freigabe können Sie auf die Informationen aus der Benutzerverwaltung zugreifen. Wichtig für die Freigabe ist die Mailbox des Benutzers. In der Regel entspricht diese dem Benutzernamen bei der Anmeldung im Windows-Netzwerk oder der Haupt-E-Mail Adresse, kann jedoch – je nach IT-Strategie – auch davon abweichen. Geben Sie hier an, auf welche Ressourcen Sie zugreifen möchten:
- Kalender
- Kontakte
- Porteingang
- Journal
- Notizen
- Aufgaben
In der Freigabeübersicht sehen Sie nach dem Speichern, ob Sie die Berechtigung haben, auf diese Ressourcen zuzugreifen.
Für die Unterscheidung der einzelnen Benutzer können hier auch Vorder- und Hintergrundfarben für die Einfärbung in den Diagrammen der Intrexx Exchange-Anwendungen eingestellt werden.
Exchange-Applikationen erstellen
Die Verbindung mit Exchange-Server wird in Intrexx Applikationen mit Fremddatengruppen realisiert.
Exchange-Fremddatengruppen werden mit diesem
Symbol in der
Applikationsstruktur gekennzeichnet. Legen Sie im Modul
Applikationen in einer beliebigen Applikation eine Fremddatengruppe an.
Wählen sie dann im Eigenschaftendialog eine bestehende Exchange-Datenquellenverbindung in der Auswahlliste
Datenbankverbindung aus.
Im unteren Teil des Dialoges kann ein Benutzer für den Zugriff auf Exchange definiert werden. Mit der Option
Anmeldung als aktueller Benutzer wird der aktuell in Intrexx angemeldete Benutzer für den Zugriff auf Exchange verwendet. Mit der Option
Anmeldung als statischer Benutzer wird der Link
Benutzer auswählen aktiviert. Ein Klick auf diesen Link öffnet einen Dialog, in dem bereits angelegte und Exchange-Benutzern zugeordnete Benutzer aus der Datenquellenkonfiguration ausgewählt werden können.
Klicken Sie auf
Neue Zuordnung zur Exchange-Konfiguration hinzufügen, um einen neuen Benutzer anzulegen und zuzuordnen. Mit Klick auf
Zugriff auf Freigaben verwalten können Sie alle Freigaben in einem weiteren Dialog einstellen.
Geben Sie hier das Passwort für das MediaGateway Administrator-Konto ein. Das Passwort muss nur einmal pro Session eingegeben werden. Klicken Sie dann auf
OK.
Der
Connector für Microsoft Exchange ermöglicht neben dem Zugriff auf das persönliche Postfach auch die Konfiguration einer Applikation für den Zugriff mit einem genau definierten Benutzer. So kann zum Beispiel komfortabel auf Info-Postfächer oder Gruppenkalender zugegriffen werden. Damit dieser Benutzer auf die Daten in den Postfächern anderer Benutzer zugreifen kann, müssen diese entsprechende Freigaben in Exchange vergeben.
Über den Link
Verbindung testen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Verbindung zu testen, um den Einsatz im weiteren Verlauf sicherzustellen.
Exchange-Kontrollen
Im Modul
Applikationen finden Sie spezielle Exchange-Kontrollen in den Werkzeugkästen, mit denen Sie Ihre Anwendungen ergänzen können. Diese Kontrollen können ausschließlich in Exchange-Anwendungen eingesetzt werden.
Eingabeelement Exchange-Dateiauswahl für Anhänge
Mit dieser Kontrolle können Dateianhänge in Exchange-Anwendungen abgelegt werden. Die Kontrolle kann nur in den Fremddatengruppen
- Exchange - Termine
- Exchange - Nachrichten
- Exchange - Kontakte
- Exchange - Aufgaben
- Exchange - Ressourcen - Termine
einer Exchange-Verbindung eingesetzt werden. Diese Kontrolle finden Sie auch in der Intrexx Applikation
Exchange - E-Mail auf der Seite
Upload. Eine
Exchange-Dateiauswahl für Anhänge kann unter folgenden Voraussetzungen verwendet werden:
Die Seite, auf der sich die
Exchange-Dateiauswahl für Anhänge befindet, muss auf einer Seite unterhalb der Exchange-Datengruppe liegen.
Bei nicht erfüllten Voraussetzungen werden Sie in diesem Dialog darauf hingewiesen, welche Elemente und Struktur für den Einsatz der Exchange-Kontrolle benötigt werden.
Das Exchange Objekt, z.B. eine E-Mail, für das eine Datei hochgeladen werden soll, muss existieren. Das ist der Fall, wenn in einer Intrexx Exchange Applikation die Eingabeseite, in der z.B. Mailinhalte erfasst werden, gespeichert wird. Die
Exchange-Dateiauswahl für Anhänge muss also auf einer eigenen Seite eingesetzt werden, die z.B. von der Eingabeseite aus über eine Schaltfläche mit der Aktion
Speichern geladen wird. Die Eingabeseite, auf der sich die
Exchange-Dateiauswahl für Anhänge befindet, muss im Hauptfenster oder Popup geladen werden. Die Schaltfläche, die die Seite mit der
Exchange-Dateiauswahl für Anhänge lädt, muss mit der Option
Sprung auf bestehenden Datensatz eingestellt sein.
Auch die Schaltfläche, die die Seite mit der
Exchange-Dateiauswahl für Anhänge speichert, muss mit der Option
Sprung auf bestehenden Datensatz eingestellt sein. Die aufrufende Seite, also z.B. die Eingabeseite, in der die E-Mail-Inhalte erfasst wurden, muss als Sprungziel eingestellt sein.
Außerdem muss bei dieser Schaltfläche das
Expert-Attribut rq_msexcaction mit dem Wert
upload eingetragen werden.
Wenn Sie die Exchange-Dateiauswahl auf die Arbeitsfläche ziehen, wird der Eigenschaftendialog geöffnet.
Geben Sie hier den Titel der Dateiauswahl an. Darunter können Sie festlegen, ob eine
Eingabe
in diesem Element
erforderlich ist. Damit wird die Dateiauswahl zum
Pflichtfeld.
Hier können Sie entscheiden, ob gleichzeitig mit der Anlage der neuen Kontrolle auch ein Feldtitel angelegt werden soll, den Sie für die Beschriftung der Kontrolle verwenden können.
Ansichtselement Exchange-Dateiauswahl für Anhänge
Mit dieser Kontrolle können Dateianhänge einer Exchange-Datengruppe als Aufzählung von Downloadlinks angezeigt werden.
Geben Sie hier den Titel der Dateiauswahl an.
Tragen Sie im Feld
Trennzeichen das gewünschte Trennzeichen für die einzelnen Dateianhänge ein. Darunter können Sie einstellen, ob Sie ein
Löschen-Symbol anzeigen wollen, über das einzelne Anhänge wieder entfernt werden können.
Hier können Sie entscheiden, ob gleichzeitig mit der Anlage der neuen Kontrolle auch ein Feldtitel angelegt werden soll, den Sie für die Beschriftung der Kontrolle verwenden können.
Eingabe- und Ansichtselement Exchange-Baum
Mit dem Exchange-Baum können Ordnerstrukturen aus Exchange wie z.B. die Postfachstruktur in Intrexx Exchange-Anwendungen abgebildet werden. Für die Anlage dieses Elements wird die Fremddatengruppe
Exchange - Ordner benötigt, die Sie z.B. in der Intrexx-Anwendung
Exchange - E-Mail finden.