Für die Verwendung der Applikation benötigen Sie mindestens Intrexx 8 mit
allen Online Updates.
1.1. Applikation
Importieren Sie die vom
Application Store
heruntergeladene Datei ix-adress-management.zip, die Applikation, Prozess, Rechte
und Konfigurationsdateien enthält. Setzen Sie beim Import der Applikation die Einstellungen
"Mit Applikationsdaten importieren" und "Mit Rechten importieren".
1.2. Rechte
Im Importverlauf können die Applikationsrechte zugeordnet werden. In der Regel kann die Standardeinstellung übernommen werden.
Die Rechte können auch später noch in der Benutzerverwaltung
angepasst werden.
Hier finden Sie im linken Bereich der Seite Links, über die Sie die
verschiedenen Einstellungen bearbeiten können. Rechts werden die aktuellen Einstellungen angezeigt.
2.1. Navigation
2.1.1. Basiseinstellungen
Aktion "Namenskonstruktion"
Ein Klick auf den Link "Namenskonstruktion" öffnet eine Seite, in der ausgewählt
werden kann, wie der volle Name in den Kontaktdaten zusammengesetzt werden
soll. Die Einstellung sollte einmal initial festgelegt nicht mehr geändert werden,
damit die vollen Namen in den Kontakten nicht unterschiedlich konstruiert sind.
Folgende Konstruktionen sind möglich:
Nachname, Vorname
Vorname Nachname
Nachname, Vorname Titel
Titel Vorname Nachname
Vorname Vorname2 Nachname
Nachname, Vorname Vorname2
Vorname Abk. Nachname
Nachname, Vorname Abk.
Aktion "Map-Funktionalität"
Ermöglicht die Aktivierung der Geocode-Bestimmung anhand einer Adressangabe
und die Anzeige einer Adresse auf der Straßenkarte. Dabei werden Google-Maps
und OpenStreetMap unterstützt. Es müssen die jeweils geltenden Nutzungsbedingungen
der Mapdienste-Anbieter beachtet werden. Die Angabe für Höhe, Breite und Zoom-Faktor
steuert die Anzeige der Straßenkarte.
Aktion "Geolokalisation"
Für die Ermittlung der Geodaten einer Adresse können unabhängig von der
Map-Funktionalität verschiedene Dienste genutzt werden.
Aktion "Prüffunktionen"
Für die Bankverbindungen können Eingabeprüfungen für IBAN und BIC aktiviert bzw.
deaktiviert werden. Die BIC-Prüfung basiert auf der BIC Policy von 1998 und
berücksichtigt keine vorhandenen Abweichungen, die offensichtlich existieren.
Eine Prüfung zwischen BIC und IBAN (z.B. der Länderangaben) erfolgt nicht.
Bei evtl. auftretenden Problemen die durch Nicht-Einhaltung der Spezifikationen
bei der BIC-Vergabe an Banken entstanden sind bzw. entstehen können die Prüffunktionen
deaktiviert werden.
2.1.2. Adresstypen
Zur Klassifizierung der Adressen können beliebige Adresstypen definiert werden.
Vordefiniert sind die üblichen Typen Kunde, Lieferant, Partner und Hersteller.
Die Schlüssel müssen eindeutig sein, da diese zur Filterung verwendet werden.
Für die vorgegebenen Typen darf der Schlüssel nicht geändert werden.
Aktion "Neuer Adresstyp"
Mit dieser Aktion können neue Adresstypen angelegt werden.
Im zweiten Schritt können die verschiedenen Sprachvarianten übersetzt werden. Es werden automatisch alle
aktiven Portalsprachen
ermittelt und für jede Sprache eine Variante erzeugt. Werden nachträglich Portalsprachen hinzugefügt,
so werden diese hier mit "Translate" gekennzeichnet.
2.1.3. Rechtsformen
Hier sind bereits Rechtsformen von Unternehmen für Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich, England und die USA definiert.
Mit der Einstellung "Aktiv" können die Rechtsformen bei der Anlage neuer Adressen
verwendet werden.
2.1.4. Anreden
Hier kann pro Sprache das Geschlecht, die Anrede und die Briefanrede definiert werden.
In den Kontakten kann die Anredeform später ausgewählt werden.
Diese Informationen werden auch beim VCARD-Import verwendet,
um die Anrede zu bestimmen. Dabei wird die Title-Information mit der Anrede verglichen.
Bei Übereinstimmung wird die Anredeinformation gesetzt.
3. Menü "Adressverwaltung"
Auf die Adressverwaltung haben Benutzer der Berechtigung
entsprechend Zugriff.
3.1. Adressanlage
Schritt 1: Basisdaten
Klicken Sie auf die Aktion "Neue Adresse", um eine neue Adresse zu erfassen.
In Schritt 1 werden die Basisdaten der Adresse erfasst. Für den Namen des
Unternehmens stehen 3 Zeilen zur Verfügung. Bei Firmen kann optional
eine Rechtsform wie z.B. "GmbH" angegeben werden. Wird eine Rechtsform eingegeben,
werden Vorschläge aus der Rechtsformen-Liste in den
Einstellungen der Adressverwaltung als
Ausfüllhilfe eingeblendet. Auch ein Firmenlogo (png, jpg, gif / idealerweise 55x55 Pixel)
kann hochgeladen werden.
Im zweiten Abschnitt werden Postanschrift und Postfach erfasst.
Bei Eingaben von Postleitzahl, Bundesland und Ort wird automatisch in den
Bestandsadressen gesucht und ggf. Vorschläge unterbreitet.
Im dritten Abschnitt können Bemerkungen zur Adresse,
die Kundennummer und eine ERP-Nummer (z.B. aus einem SAP-System) erfasst werden.
Damit können die Adressen auch mit einem anderen System synchronisiert werden.
Über die Angabe der Gültigkeit kann die Sichtbarkeit der Adresse im Adressbuch bzw.
bei der Auswahl aus anderen Applikationen gesteuert werden.
Schritt 2: Kommunikationsdaten
Tragen Sie hier Telefon, Telefax, E-Mail, Internet-Adresse und die Kennungen
der verschiedenen Social-Media-Dienste, bei denen das Unternehmen vertreten ist,
ein.
Schritt 3: Kontakte
Eine beliebige Anzahl von Kontakten kann in Schritt 3 erfasst werden.
Klicken Sie dazu auf "Kontakt hinzufügen". Entscheiden Sie dann,
ob ein Personen- oder ein Funktionskontakt erfasst werden soll. Funktionskontakte sind Einträge ohne Personenbezug,
z.B. Hotline, Notruf, Service, o.ä..
Personenkontakt
Der Personenkontakt setzt sich aus drei Eingabebereichen zusammen.
Oben werden Anrede, Titel, Name, Briefanrede, Sprache und Abteilung bzw. Position angegeben.
Die Option Geschäftsführer / Vorstandsmitglied ist ein Kennzeichen,
das gemäß den gesetzlichen Angaben gesetzt werden kann.
Im zweiten Abschnitt werden die personenbezogenen Kommunikationsdaten erfasst.
Abschnitt 3 beinhaltet Bemerkungen, die Möglichkeit ein Foto der Person zu speichern
und einen Gültigkeitszeitraum zu definieren.
Funktionskontakt
Der Funktionskontakt beinhaltet eine Bezeichnung, eine Abteilungszuordnung und Kommunikationsdaten.
Da z.B. bei Support- und Service-Diensten häufig die Anwendung von Portalen zur
Meldung von Störungen genutzt werden, kann hier optional die Login-Information
hinterlegt werden. Im Feld "Bemerkungen" können z.B. Angaben zur Erreichbarkeit angegeben werden.
VCARD-Import
Mit Klick auf diese Schaltfläche kann eine VCARD-Datei importiert
und mit dem Inhalt ein Personenkontakt erzeugt werden.
Schritt 4: Banken
Hier können gesetzlich geforderte Angaben wie HRB-Nr., zuständiges Registergericht
und Steueridentifikations-Nr. sowie Bankverbindungen angegeben werden.
Klicken Sie dazu auf "Neue Bankverbindung".
Eine Bankverbindung besteht aus der Angabe Bankname, des Landes sowie der IBAN und der BIC.
Für IBAN und BIC können in den Einstellungen
Prüfungen aktiviert werden. Zur Bankverbindung können noch Bemerkungen und ein
Gültigkeitszeitraum angegeben werden.
Schritt 5: Zuordnungen
Hier kann der bestehenden Adresse eine andere Adresse als Mutter-Unternehmen zugeordnet werden.
Die Adresse kann einem oder mehreren Adresstypen zugeordnet werden, die in den
Einstellungen definiert wurden.
Die Zugriffsberechtigung betrifft den lesenden Zugriff über das Adressbuch
bzw. über angebundene Applikationen. Dort muss der Filter entsprechend eingestellt werden.
Mit der Organisationszuordnung wird der Urheber und Besitzer der Adresse bestimmt.
Die Benutzer, die die Adresse bearbeiten dürfen, müssen
Mitglied der konfigurierten
Organisationseinheit sein.
Ist die Organisationseinheit nicht definiert, können alle
Benutzer mit Rechten am Adressverwaltungsbereich die Adresse bearbeiten.
Wurde die Map-Funktion in den Einstellungen aktiviert,
wird beim Abschluss die Geolokalisationsfunktion aktiv. Diese versucht mit der angegebenen
Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort) den Längen- und Breitengrad zu bestimmen.
Schlägt diese Ermittlung fehl, können die Koordinaten auch manuell erfasst werden.
3.2. Adressbearbeitung
Im Filterbereich können die rechts aufgelisteten Adressen nach Adresstyp gefiltert werden.
Die Suche erfolgt nach Firmenname, Ort und Postleitzahl. Über die Kontakt-Suche kann ein
Kontaktname angegeben werden, der die Adressen herausfiltert, in denen der
Ansprechpartner vorkommt. In der Adressauflistung rechts kann die Adresse
mit Klick auf "Bearbeiten" oder
auf das Firmenlogo bzw. den Platzhalter dafür bearbeitet werden.
Das Kompass-Symbol öffnet die Adressanzeige in der Straßenkarte, sofern diese Funktion
in den Einstellungen aktiviert wurde.
In der Detailansicht können die verschiedenen Adress-Bereiche
zur Bearbeitung geöffnet werden.
4. Menü "Adressbuch"
Das Adressbuch steht allen berechtigten Benutzern
zur Recherche und Anzeige der Adressdaten zur Verfügung.
Der Aufbau ist nahezu identisch mit der Bearbeitung – jedoch ohne Möglichkeit die Daten zu verändern.
Über den jeweiligen Adresseintrag kann direkt eine Kontakt-Schnellansicht geöffnet werden.
Mit Klick auf das Firmenlogo bzw. die Platzhaltergrafik werden die Details der jeweiligen Adresse angezeigt.
Wenn bestehende Adressen hier nicht angezeigt werden, überprüfen Sie bitte die
Zugriffsberechtigung wie im Kapitel Adressanlage - Schritt 5
beschrieben.
5. Adressdaten in anderen Applikationen verwenden
Die Adressdaten sowie deren Kontakt- und Bankdaten können mit anderen Intrexx-Applikationen
und deren Datengruppen referenziert werden. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung
aller Felder.
Benutzername für Funktionskontakt (Internetadresse)
STRPASSWORD
String
Passwort für Funktionskontakt (Internetadresse)
TXTNOTES
Longtext
Bemerkungen
DTFROM
Date
Datum Datensatzgültigkeit von
DTTO
Date
Datum Datensatzgültigkeit bis
5.1. Filter für Zugriff auf Adressen
Für den Zugriff auf die Adressen werden neben dem grundlegenden Recht auf die Datengruppe IX_ADDRESS
auch die Gültigkeit anhand der Datumsangaben und der optionalen Rechtevergabe für den Zugriff auf die
jeweilige Adresse geprüft. Der nachfolgende Filter kann auf Tabellen sowie Auswahllisten oder Datapicker
angewendet werden, um Zugriffsprüfung zu realisieren.
Im Filter-Dialog sollte folgende Darstellung zu sehen sein:
5.2. Abhängigkeit (Adresse-Kontakt)
Um eine von der Adresse abhängige Kontaktauswahl zu realisieren, können zwei Auswahllisten
verwendet werden, die voneinander abhängig gefiltert werden. Als Basis dient die
Auswahl der Adresse mit dem statischen Filter.
Die Kontakte sind mit einer Gültigkeit in Form von Datumswerten versehen.
Daher muss als statischer Filter auf die Kontakte folgende Konfiguration verwendet werden:
Um die Kontakte abhängig von der gewählten Adresse zu filtern, wird in der
Abhängigkeit
der Fremdschlüssel FKSTRID im Kontakt mit dem
Primärschlüssel der ausgewählten Adresse verglichen.
Die Abhängigkeit wird bei Änderung der Auswahlliste mit der Adresse getriggert.
Zusätzlich kann dies auch beim Laden der Seite erfolgen, um die Liste mit bereits gespeicherten Werten zu filtern.
5.3. Abhängigkeit (Adresse-Bankverbindung)
Um eine von der Adresse abhängige Bankverbindungsauswahl zu realisieren,
können zwei Auswahllisten verwendet werden, die voneinander abhängig gefiltert werden.
Als Basis dient die Auswahl der Adresse mit dem statischen Filter.
Um die Bankverbindungen abhängig von der gewählten Adresse zu filtern, wird in der
Abhängigkeit
der Fremdschlüssel FKSTRID in der Bankverbindung mit dem
Primärschlüssel der ausgewählten Adresse verglichen. Die Abhängigkeit wird bei Änderung
der Auswahlliste mit der Adresse getriggert. Zusätzlich kann dies auch beim Laden
der Seite erfolgen, um mit bereits gespeicherten Werten die Liste zu filtern.
5.4. Adresse gefiltert nach Adresstyp
Häufig möchte man in anderen Applikationen nur Adressen selektieren bzw. darstellen,
die einem bestimmten Typ entsprechen. Da eine Adresse mehreren Typen zugeordnet
werden kann, sind die Typenmerkmale in einer Kinddatengruppe zur Adresse abgelegt.
Hier muss in der Abhängigkeit der Referenzwert des Adresstyps in der Datengruppe
Adresstypzuordnungen mit dem Primärschlüssel der Filterkontrolle verglichen werden.