Für die Verwendung der Applikation benötigen Sie mindestens Intrexx 7 mit
allen Online Updates.
1.1. Applikation
Importieren Sie die vom
Application Store
heruntergeladene Datei ix-Rechnungspruefung.zip, die Applikation und Prozess enthält.
Setzen Sie beim Import der Applikation die Einstellungen
"Mit Applikationsdaten importieren" und "Mit Rechten importieren".
1.2. Lizenz
Tragen Sie im nächsten Schritt den Lizenzschlüssel der Applikation ein.
1.3. Rechte
Im Importverlauf können die Applikationsrechte zugeordnet werden.
Wir empfehlen, die Benutzergruppen
Application.InvoiceAudit.Management (Verwaltung und Einstellungen der Rechnungsprüfung)
neu anzulegen. Nehmen Sie nach dem kompletten Import einfach die gewünschten vorhandenen Portal-Benutzer
in der Benutzerverwaltung
entsprechend als Mitglieder
in die jeweilige Benutzergruppe auf.
1.4. Prozess
Importieren Sie im letzten Schritt auch den zughörigen Prozess.
2. Rechnungsprüfung optimal nutzen
Um die Rechnungsprüfung optimal zu nutzen, empfehlen wir die Einhaltung des folgenden Ablaufs:
Die zu prüfenden Rechnungen werden in einem Verzeichnis auf dem Intrexx-Server abgelegt.
Der Prozess der Rechnungsprüfung scannt diesen Ordner und fügt die gefunden Dokumente unter den neuen Rechnungen ein.
Das Rechnungswesen oder eine im Unternehmen festgelegte Person bearbeitet täglich die dort
enthaltenen Dokumente, hinterlegt die erforderlichen Daten (u.a. Rechnungsdatum, Skontofrist,
Zahlungsziel, Besteller, Prüfverfahren) und gibt diese anschließend zur Prüfung frei.
Nach Erstellung des Prüfauftrages wird der Besteller als erster Prüfer innerhalb der Prüfkette per E-Mail benachrichtigt.
Nach Genehmigung des Prüfauftrages durch den ersten Prüfer erhält der nächste Prüfer innerhalb der Prüfkette den Prüfauftrag usw.
Sollte ein Prüfer nicht genehmigen können, hat er zwei Möglichkeiten:
Er lehnt den Auftrag ab; der Auftrag geht zur Klärung an den Besteller zurück.
Wenn der Besteller selbst ablehnt, geht der Auftrag ins Rechnungswesen.
Dann wird eine Information vom Besteller benötigt, wie mit der Rechnung verfahren werden
soll (z.B. Gutschrift oder Storno).
Er stellt den Auftrag zurück und fügt einen weiteren Prüfer ein,
dessen Meinung noch benötigt wird. Dieser manuelle Prüfer beantwortet die Anfrage,
danach geht der Auftrag an den zurückstellenden Prüfer zurück.
Bei Ablehnung und Prüfung mit anschließender erneuter Genehmigung durch den Besteller
erhält der Prüfer, der ursprünglich abgelehnt hatte, den Auftrag zur erneuten Prüfung.
Die Genehmigung des letzten Prüfers bedeutet für das Rechnungswesen die Zahlungsfreigabe
für die Eingangsrechnung.
Jeder Prüfer hat die Möglichkeit, seine Prüfung zu kommentieren. Diese Kommentare werden
als Historie dem Prüfauftrag angehängt.
Ist eine Rechnung bereits von einer Person geprüft worden, kann sie von dieser kein weiteres
Mal geprüft werden. Das Setzen des Status hat keine Auswirkung mehr.
3. Benachrichtigungen per E-Mail
Ein wichtiger Bestandteil, um kurze Durchlaufzeiten für eingehende Rechnungen und einen schnellen und
transparenten Genehmigungsprozess zu gewährleisten, sind die verschiedenen E-Mail-Funktionen. Dazu gehören die
E-Mail-Benachrichtigungen der Prüfkette bei Genehmigungen, Zurückstellungen und Ablehnungen
Erinnerungs-E-Mails für wichtige, zu prüfende Rechnungen
Hier werden alle Benutzer als Besteller bzw. Prüfer hinterlegt, die Rechnungen bearbeiten.
Zwischen Prüfern und Bestellern wird an dieser Stelle nicht unterschieden, da jeder
Besteller seine eigenen Rechnungen zu prüfen hat und somit gleichzeitig auch ein Prüfer ist.
Die Besteller bzw. Prüfer können mit Klick auf
"Suchen" direkt aus der Benutzerverwaltung
ausgewählt und übernommen werden, wenn die entsprechenden Rechte
an der Systemapplikation Benutzer bestehen.
Zusätzlich können hier die Verteilerlisten
Rechnungswesen
Skontofrist
Zahlungsfrist
definiert werden. Diese Verteilerlisten werden vom Prozess benutzt, der E-Mails versendet. So werden z.B.
alle Benutzer des Verteilers Rechnungswesen per E-Mail benachrichtigt,
wenn ein Besteller ablehnt oder die Prüfkette erfolgreich durchlaufen ist.
einmal täglich (sofern Daten exisitieren) an alle Benutzer des Verteilers
"Skontofrist" eine Übersicht über alle Rechnungen zugesendet, deren Skontofristdatum
am aktuellen Tag abläuft und deren Skontowert > 0 ist.
einmal täglich an alle Benutzer des Verteilers Zahlungsziel eine Übersicht über
alle Rechnungen zugesendet, deren Zahlungszieldatum am aktuellen Tag abläuft,
sofern entsprechende Daten vorliegen.
4.2. Prüfverfahren
Hier können individuelle Prüfverfahren erfasst werden, z.B. für unterschiedliche Rechnungsbeträge,
Abteilungen oder Besteller. Klicken Sie auf "Neues Prüfverfahren", um ein Verfahren anzulegen.
Neben einer Beschreibung können zu jedem Prüfverfahren eine beliebige Anzahl Prüfer definiert werden.
Auch die Reihenfolge der Prüfer kann festlegt werden. Es empfiehlt sich, die Reihenfolge-Nummerierung
in 5er-Schritten anzugeben, damit noch Raum für die Vergabe von Nummern für eventuelle Zurückstellungen bleibt.
4.3. Status
Die einzelnen Protokolle, die durch Personen geprüft werden müssen, werden über Status - hier englisch und deutsch hinterlegt -
gesteuert. Verfügbare Status sind
Genehmigt
Antwort
Rückfrage
Abgelehnt
Die Bezeichnung kann individuell angepasst werden.
Die Index-Werte dürfen nicht geändert werden. Über diese Werte werden Tabellen
gefiltert und Prozesse gesteuert.
4.4. Typen
Um im Vorgang gut unterscheiden zu können, wer Besteller, manueller Prüfer oder Prüfer ist, sind in der Applikation folgende Typen hinterlegt:
Besteller: Der erste Prüfer einer Rechnung ist immer der sogenannte Besteller.
-> Man. Prüfer: Ein Benutzer, an den eine Rechnung zurückgestellt wird, wird manueller Prüfer genannt.
Dieser hat nicht die Möglichkeit, das Prüfprotokoll zu genehmigen oder abzulehnen. Er darf
sich zu der vorliegenden Rechnung nur in Form einer Anmerkung äußern. Im Anschluss dieser
Äußerung geht der Vorgang wieder an die Person zurück, die den manuellen Prüfer hinzugefügt hat.
Prüfer
Die Index-Werte dürfen nicht geändert werden. Über diese Werte werden Tabellen
gefiltert und Prozesse gesteuert.
Um die Mehrsprachigkeit zu unterstützen, wird die Typ-Bezeichnung mit Sprachkürzeln (z.B. de, en) unterschieden.
Die Bezeichnung eines Typs kann hier geändert werden.
4.5. Dateiupload
Neue Rechnungen können automatisch in die Rechnungsprüfung übernommen werden, indem Sie in einem Verzeichnis abgelegt werden,
das Sie hier angeben. Tragen Sie den jeweiligen vollständigen Pfad ein. Ist die Einstellung "Aktiv" gesetzt,
wird das angegebene Verzeichnis mit allen Unterordnern vom Rechnungsprüfungs-Prozess alle zwei Minuten nach
Dokumenten durchsucht. In "Backup-Verzeichnis" kann ein Verzeichnis eingetragen werden, in das die gefundenen
Dateien anschließend automatisch verschoben werden.
Ein systembedingter Fehler bei der Abwicklung der Dateiuploads (z.B. durch einen Verzeichnis-Lock
oder wenn ein Virenscanner einen Dateizugriff blockt) kann dazu führen, dass eine Rechnung
nicht verschoben wird. Zur Sicherheit empfiehlt es sich also, das angegebene Rechnungsverzeichnis
in regelmäßigen Abständen nach älteren Rechnungen zu durchsuchen.
4.6. Währungen
Sammeln und pflegen Sie hier die Währungen, die bei der Eingabe einer Rechnung auswählbar sein sollen.
Setzen Sie die Einstellung "Aktiv", damit die Währung in der Dateneingabe einer Rechnung
zur Verfügung steht.
4.7. Phasen
Die Phasen beschreiben den Rechnungszustand im Bezug auf Skontofrist und Zahlungsziel. Dabei wird unterschieden in die Phasen
Skontofrist läuft bald ab
Skontofrist ist abgelaufen
Zahlungsziel läuft bald ab
Zahlungsziel ist abgelaufen
In welcher Phase sich welche Rechnung befindet, wird einmal täglich vom Prozess automatisch geprüft und festgelegt.
ID und Bezeichnung dürfen nicht geändert werden. Über diese Werte werden Tabellen gefiltert und Prozesse gesteuert.
Die Beschreibung und die Farbe einer Phase können hier geändert werden. Geben Sie für eine andere Farbe den hexadezimalen Wert an.
4.8. Kostenstellen
Tragen Sie hier Ihre Kostenstellen ein.
5. Menü "Übersicht"
5.1. Neue Rechnungen
Neue Rechnungen können manuell oder automatisch durch das
prozessgesteuerte Scannen eines Verzeichnisses
in die Rechnungsprüfung aufgenommen werden. Klicken Sie auf den Link
"Neue Rechnung", wenn Sie eine Rechnung manuell erfassen möchten.
5.1.1. Datei
Wählen Sie hier das Rechnungsdokument aus und klicken Sie "Weiter".
5.1.2. Details
Die neue Rechnung wird nun auf dem Reiter "Neue Rechnungen"
angezeigt. Die Rechnungsnummer wird dabei automatisch vergeben. Klicken Sie auf
"Datensatz auswählen".
Tragen Sie hier die Rechnungsdetails ein. Mit Klick auf "Suchen"
können Sie jeweils auf die Daten zugreifen, die Sie in den Einstellungen
hinterlegt haben. Wenn Sie ein Prüfverfahren ausgewählt haben, werden die dem Prüfverfahren zugeordneten Prüfer
beim Speichern automatisch als Prüfkette hinzugefügt. Ein neues Prüfverfahren kann auch von hier aus
angelegt werden, wenn Sie auf "Neues Prüfverfahren" klicken.
Ist ein Benutzer als Besteller und zusätzlich innerhalb eines Prüfverfahrens angegeben,
wird dieser Benutzer trotzdem nur einmal in die Prüfkette eingefügt. Die Reihenfolge der
Prüfkette kann auf dem Reiter "Prüfkette" nachträglich bearbeitet und erweitert werden.
Wird die Einstellung "Freigegeben" gesetzt, so wird die Rechnung zur Prüfung freigegeben und der
Besteller informiert. Klicken Sie Speichern, um die Eingaben auf dieser Seite zu übernehmen.
5.1.3. Lieferant
Hier kann der Name des Lieferanten eingetragen werden.
Mit Klick auf "Suchen" können Sie die in den
Einstellungen erfassten Lieferanten auswählen.
Klicken Sie "Speichern", um die Eingaben auf dieser Seite zu übernehmen.
5.1.4. Sonstiges
Hier kann eine Anmerkung zur Rechnung erfasst werden. Klicken Sie "Speichern",
um die Eingaben auf dieser Seite zu übernehmen.
5.1.5. Rechnungswesen
Die Daten einer Rechnung, die ausschließlich vom Rechnungswesen hinterlegt werden,
können hier bearbeitet werden. Wenn z.B. während der Prüfung eine Ablehnung statt einer Zurückstellung erfolgt,
so kann dieser Fall hier nachträglich bearbeitet werden, um die Rechnung wieder in den
Prüfungsablauf zurückzuführen.
5.1.6. Prüfkette
Hier können Prüfer, die in einem Prüfverfahren nicht enthalten sind, in die Prüfkette aufgenommen werden.
Damit die Prüfkette nicht beliebig geändert werden kann, sollten Sie
Rechte
an dieser Seite nur für eine geringe Anzahl von Benutzern einräumen.
Klicken Sie auf "Neuen Prüfer" hinzufügen.
Mit Klick auf "Suchen"
können Sie hier einen Besteller bzw. Prüfer aus den Benutzern, die Sie in den Einstellungen
eingetragen haben, auswählen. Tragen Sie die Reihenfolge-Nr. ein, an der der neue Prüfer in die
Kette aufgenommen werden soll. Wählen Sie dann den gewünschten Typ aus.
5.2. Reiter "Meine Rechnungen"
Hier können die zu prüfenden Rechnungen des aktuellen Benutzers eingesehen werden.
Klicken Sie auf "Bearbeiten", um eine Rechnung zu öffnen.
Mit Klick auf "Genehmigung" wird der nächste Prüfer in der Prüfkette per E-Mail benachrichtigt.
Bei einer Zurückstellung ist eine Anmerkung Pflicht. Dabei wird ein neuer Bereich eingeblendet,
in dem ein weiterer Prüfer angegeben werden kann. Bei einer Ablehnung ist die Anmerkung
ebenfalls Pflicht. Lehnt ein Prüfer, der nicht Besteller ist, ab, geht der Vorgang an den Besteller.
Lehnt der Besteller selbst ab, geht der Vorgang an das Rechnungswesen.
Die Rechnung ist dort dann unter den abgelehnten Rechnungen zu finden.
Nach der Prüfung wird die Rechnung dem nächsten im Verfahren hinterlegten Prüfer
oder dem Rechnungswesen - falls der aktuelle Benutzer der letzte Prüfer in der Kette ist -
übertragen und wird in der Übersicht über meine Rechnungen ausgeblendet.
5.2.1. Mehrfachgenehmigung
Um mehrere Rechnungen zugleich zu genehmigen, klicken Sie auf der Seite "Übersicht"
auf den Link "Mehrfachgenehmigung". Markieren Sie die gewünschten Rechnungen und klicken Sie dann auf
"Genehmigen". Die Listenansicht ist auf 10 Einträge beschränkt. Liegen mehr als 10 Rechnungen vor,
so wird ein Teil der Rechnungen hier nicht angezeigt.
5.3. Reiter "Neue Rechnungen"
Die Rechnungsdokumente, die vom Rechnungsprüfungs-Prozess gefunden werden,
werden hier aufgelistet und können weiter bearbeitet werden. Die Vorgänge bzw. Rechnungen werden
in dieser Ansicht solange angezeigt, bis sie zur Prüfung freigegeben werden. Klicken Sie auf
"Suchen", um eine
neue Rechnung zu bearbeiten.
5.4. Reiter "Rechnungen in Arbeit"
Hier werden alle Rechnungen angezeigt, die zu einer Prüfung vorgelegt wurden.
6. Rechnungswesen
Rechte an diesem Teil der Applikation sollten nur Benutzern erteilt werden,
die die eingehenden Rechnungen nach und während dem Prüfungsprozess verwalten,
Support leisten oder bei Fragen oder Problemen eingreifen.
Dringend zu bearbeiten
Wenn Sie auf diesen Link klicken, werden alle offenen Rechnungen, die länger als zwei Tage nicht bearbeitet wurden, aufgelistet.
Offene Prüfprotokolle
Diese Ansicht listet alle Prüfprotokolle, gruppiert nach Prüfer, auf.
Abgelehnte Rechnungen
Abgelehnte Rechnungen werden hier angezeigt.
Zu zahlende Rechnungen
Rechnungen, deren Prüfkette erfolgreich genehmigt und somit komplett durchlaufen wurde, werden in dieser Übersicht aufgelistet.
6.1. Reiter "Alle Rechnungen"
Diese Seite ist eine Administrationsansicht. Sie dient dazu, alle Daten einer Rechnung einzusehen
und zu bearbeiten, falls Fehler während des Prüfungsprozesses aufgetreten sind, z.B. wenn
ein Prüfer eine Prüfung abgelehnt hat, statt diese zurückzustellen.
Das Besondere an dieser Ansicht ist, dass die einzelnen Datensätze anhand der Merkmale
Skontofrist läuft bald ab (in den nächsten 3 Tagen)
Skontofrist ist abgelaufen
Zahlungsziel läuft bald ab (in den nächsten 3 Tagen)
Zahlungsziel ist abgelaufen
farblich markiert werden. Mit Klick auf den Link "Suche" können Auswertungen durchgeführt werden.
6.2. Reiter "Liquiditätsübersicht"
Hier finden Sie eine Übersicht über alle erfassten Rechnungen mit den entsprechenden Beträgen.
Die Seite verfügt über einen Kalender-Filter, den Sie mit Klick auf Suche einblenden und damit die
Liste der Rechnungen auf einen beliebigen Zeitraum einschränken können.
6.3. Reiter "Zahlungsvorschlag"
In der Zahlungsvorschlagsliste werden alle zur Zahlung fälligen Rechnungen angezeigt, sortiert nach geplantem Zahlungsdatum.
6.4. Reiter "Erledigte Rechnungen"
Ist eine Rechnung komplett geprüft und auch vom Rechnungswesen als gezahlt markiert
(d.h. das tatsächliche Zahlungsdatum ist eingetragen), wird die Rechnung in dieser Ansicht aufgelistet.
Ist das tatsächliche Zahlungsdatum älter als 3 Monate, wird die Rechnung in das Archiv verschoben.
Eine Bearbeitung der Rechnungen ist hier nicht mehr möglich.
7. Menü "Archiv"
Erledigte Rechnungen (eingetragenes tatsächliches Zahlungsdatum) werden noch 3 Monate
in den erledigten Rechnungen angezeigt. Anschließend werden Sie in das Archiv verschoben.
8. Troubleshooting
Im Folgenden wird kurz erläutert, wie Sie bei Fehlern im Prüfungsablauf vorgehen müssen.
Ablehnen statt Zurückstellen
Eine Person ist als Besteller in einer Prüfkette enthalten. Er sieht sich jedoch nicht in der Prüfungs-Zuständigkeit
und lehnt daher mit der Anmerkung ab, dass eine andere Person zuständig ist. Um diese Situation zu lösen,
gibt es die im Folgenden beschriebenen Vorgehensweisen, wobei die Bearbeitung durch die entsprechenden Berechtigten
im Applikationsmenü Rechnungswesen / Alle Rechnungen und Auswahl der entsprechenden Rechnung erfolgt.
Vorgehensweise 1
a. Reiter Rechnungswesen der Rechnung: Status auf leer setzen und Rechnungswesen deaktivieren.
b. Reiter Prüfkette: Besteller (1. Prüfer) bearbeiten (Voller Name anpassen auf andere zuständige Person;
Reihenfolge-Nr. & Typ kann bleiben; unter Optional den Status auf leer setzen; damit der Prüfer direkt
benachrichtigt wird, sofort prüfen lassen aktivieren)
Vorgehensweise 2
a. Reiter Rechnungswesen: Status auf leer setzen und Rechnungswesen deaktivieren
b. Reiter Prüfkette: Besteller beibehalten (Status auf leer setzen und sofort prüfen lassen) Diese
Person geht nun so vor, dass sie die Rechnung an die eigentlich zuständige Person zurückstellt. Diese
prüft die Rechnung und gibt dem Zurücksteller ein Feedback, der daraufhin reagieren kann.