Für die Verwendung der Applikation benötigen Sie mindestens Intrexx 8 mit
allen Online Updates.
1.1. Applikation
Importieren Sie die vom
Application Store
heruntergeladene Datei ix-knowledge-management.zip, die Applikation und Prozess enthält.
Setzen Sie beim Import der Applikation die Einstellungen
"Mit Applikationsdaten importieren" und "Mit Rechten importieren".
1.2. Lizenz
Tragen Sie im nächsten Schritt den Lizenzschlüssel der Applikation ein.
1.3. Rechte
Im Importverlauf können die Applikationsrechte zugeordnet werden.
Wir empfehlen, die Benutzergruppen
FA Information Adhoc Freigabe (Beim Erstellen eines Beitrags kann dieser sofort freigeben werden)
FA Information Freigabeteam (Berechtigung für das Freigabeverfahren, Bearbeitung nach der Freigabe)
neu anzulegen. Nehmen Sie nach dem kompletten Import einfach die gewünschten vorhandenen Portal-Benutzer
in der Benutzerverwaltung
entsprechend als Mitglieder
in die jeweilige Benutzergruppe auf.
1.4. Prozess
Importieren Sie im letzten Schritt auch den zughörigen Prozess.
2. Vorwort
Die Fachapplikation "Wissensmanagement" ist eine Applikation, die Anforderungen der Verwaltung abbildet.
Information kann in Form von Beiträgen erfasst werden. Das Text-Eingabeelement bietet im Standard vielfältige
Formatierungsmöglichkeiten, um Text und Bilder optisch gut aufbereitet zu erfassen. Inhalte können von einem
selbst definierten Freigabeteam geprüft und freigegeben werden. Der Benutzer hat Zugriff über die
Suche und kann auch in einer Baumstruktur thematisch sortiert nach speziellen Inhalten suchen.
Über ein Bewertungssystem und eine Kommentarfunktion kann man jederzeit sehen, welche Beiträge
besonders hilfreich sind. Die Applikation ist so vorbereitet, dass die Bewertung optional
auch anonym vorgenommen werden kann.
3. Menü "Start"
Auf der Startseite kann nach Beiträgen gesucht werden. Bei der Suche werden Titel und Inhalt durchsucht.
Dazu wird um das Applikationselement Suche verwendet,
das auch angepasst werden kann. Im Standard ist die Konfiguration so gesetzt, dass im Falle eines
Freigabeverfahrens auch nur die freigegebenen Beiträge gesucht und gefunden werden können.
Die portalweite Suche ist ebenfalls aktiviert. Suchtreffer werden unterhalb des Suchfeldes
aufgelistet. Mit einem Klick auf den Titel eines Treffers wird der entsprechende Beitrag geöffnet.
3.1. Beitrag
Auf diesem Reiter sehen Sie Überschrift, Beitragstext und Informationen zur Erstellung des Beitrags.
Der Beitrag kann bewertet werden. Außerdem sehen Sie, ob weitere Dokumente derselben Kategorie
zugeordnet sind.
3.2. Dokumente
Hier sehen Sie alle Dokumente, die dem Beitrag als Anhang hinzugefügt sind.
3.3. Kommentare
Auf diesem Reiter kann der Beitrag kommentiert werden.
3.4. Bearbeiten
Hier können Beiträge bei ausreichender Berechtigung
überarbeitet werden. Dabei kann vermerkt werden, ob es sich um
Rechtschreib- oder inhaltliche Korrekturen handelt. Bei jeder Bearbeitung eines
Beitrags wird eine neue Version des Beitrags erstellt.
3.5. Dokumente bearbeiten
Hier können Dokumente, die zum Beitrag gehören, bei ausreichender Berechtigung
hinzugefügt oder entfernt werden.
3.6. Archivieren
Hier können Beiträge archiviert werden.
3.7. Löschen
Hier können Beiträge gelöscht werden.
3.8. Versionen
Auf diesem Reiter erreichen Sie über die Schaltflächen im unteren Bereich
alle Versionen des aktuellen Beitrags.
3.10. Detailübersicht Versionen
Hier sehen Sie die Status der einzelnen Versionen eines Beitrags.
4. Menü "Einstellungen"
Hier kann das Freigabeverfahren und die Sofort-Freigabe aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Auch die anonyme Bewertung von Beiträgen, d.h. von nicht angemeldeten Benutzern, kann erlaubt werden.
Bei Bedarf kann die Baumstruktur aktiviert werden. Klicken Sie dazu jeweils auf den Link "Bearbeiten".
Ist die Baumstruktur aktiviert, wird unterhalb der Einstellung die aktuelle Ordnerstruktur
eingeblendet. Diese kann hier wie gewohnt
bearbeitet werden.
5. Menü "Neuer Beitrag"
Hier kann die Überschrift und der Beitragstext, bei Bedarf formatiert, erfasst werden.
Darunter haben Sie die Möglichkeit, Dokumente anzuhängen. Klicken Sie anschließend
auf "Speichern".
Ist in den Einstellungen die Baumstruktur aktiviert, so kann
der neu erfasste Beitrag im zweiten Schritt hier in einen Ordner einsortiert werden.
Wählen Sie den Ordner einfach aus und klicken Sie dann auf "Speichern".
Der Beitrag befindet sich nun im Freigabeprozess.
6. Menü "Meine Beiträge"
Hier sehen Sie alle veröffentlichten und aktiven Beiträge, die Sie verfasst haben.
Mit Klick auf den Reiter "Meine Beiträge zur Freigabe" werden alle Beiträge
aufgelistet, die sich aktuell im Freigabeverfahren befinden. Bei ausreichender Berechtigung
können die Beiträge hier mit Klick auf "Bearbeiten"
zur Bearbeitung geöffnet werden.
7. Menü "Baumstruktur"
Hier können Beiträge darauf gefiltert werden, ob sie der Baumstruktur zugeordnet,
nicht zugeordnet oder nicht mehr zugeordnet sind. Dabei erreichen Sie auf dem
Reiter "Meine Beiträge" alle Beiträge, die Sie selbst erfasst haben, und auf dem
Reiter "Alle Beiträge" alle Beiträge.
8. Menü "Startseite Baum"
Hier sehen Sie alle freigegebenen Beiträge in der Baumstruktur.
Wenn Sie auf einen Ordner klicken, werden rechts davon die enthaltenen Beiträge eingeblendet.
9. Menü "Freigabe und Verwaltung"
Hier werden alle Beiträge, bei denen einen Freigabe aussteht, aufgelistet.
Klicken Sie auf "Bearbeiten".
Setzen Sie hier die Einstellung "Geprüft, Freigabe erteilen", um den Beitrag
freizugeben. Auf den weiteren Reitern erreichen Sie alle archivierten und
aktiven Beiträge. Auf dem Reiter "Verantwortlicher" kann den ausgewählten
Beiträgen ein neuer Benutzer zugewiesen werden - z.B. wenn ein Mitarbeiter
ausgeschieden ist und seine Beiträge einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden
sollen. Auf dem Reiter "Suche" kann nach archivierten, freigegebenen oder allen
Beiträgen gesucht werden.