Application Store - Wissensmanagement

1. Installation

Für die Verwendung der Applikation benötigen Sie mindestens Intrexx 8 mit allen Online Updates.

1.1. Applikation




Importieren Sie die vom Application Store heruntergeladene Datei ix-knowledge-management.zip, die Applikation und Prozess enthält. Setzen Sie beim Import der Applikation die Einstellungen "Mit Applikationsdaten importieren" und "Mit Rechten importieren".

1.2. Lizenz

Tragen Sie im nächsten Schritt den Lizenzschlüssel der Applikation ein.

1.3. Rechte




Im Importverlauf können die Applikationsrechte zugeordnet werden. Wir empfehlen, die Benutzergruppen neu anzulegen. Nehmen Sie nach dem kompletten Import einfach die gewünschten vorhandenen Portal-Benutzer in der Benutzerverwaltung entsprechend als Mitglieder in die jeweilige Benutzergruppe auf.

1.4. Prozess

Importieren Sie im letzten Schritt auch den zughörigen Prozess.

2. Vorwort

Die Fachapplikation "Wissensmanagement" ist eine Applikation, die Anforderungen der Verwaltung abbildet. Information kann in Form von Beiträgen erfasst werden. Das Text-Eingabeelement bietet im Standard vielfältige Formatierungsmöglichkeiten, um Text und Bilder optisch gut aufbereitet zu erfassen. Inhalte können von einem selbst definierten Freigabeteam geprüft und freigegeben werden. Der Benutzer hat Zugriff über die Suche und kann auch in einer Baumstruktur thematisch sortiert nach speziellen Inhalten suchen. Über ein Bewertungssystem und eine Kommentarfunktion kann man jederzeit sehen, welche Beiträge besonders hilfreich sind. Die Applikation ist so vorbereitet, dass die Bewertung optional auch anonym vorgenommen werden kann.


Auf der Startseite kann nach Beiträgen gesucht werden. Bei der Suche werden Titel und Inhalt durchsucht. Dazu wird um das Applikationselement Suche verwendet, das auch angepasst werden kann. Im Standard ist die Konfiguration so gesetzt, dass im Falle eines Freigabeverfahrens auch nur die freigegebenen Beiträge gesucht und gefunden werden können. Die portalweite Suche ist ebenfalls aktiviert. Suchtreffer werden unterhalb des Suchfeldes aufgelistet. Mit einem Klick auf den Titel eines Treffers wird der entsprechende Beitrag geöffnet.

3.1. Beitrag




Auf diesem Reiter sehen Sie Überschrift, Beitragstext und Informationen zur Erstellung des Beitrags. Der Beitrag kann bewertet werden. Außerdem sehen Sie, ob weitere Dokumente derselben Kategorie zugeordnet sind.

3.2. Dokumente




Hier sehen Sie alle Dokumente, die dem Beitrag als Anhang hinzugefügt sind.

3.3. Kommentare




Auf diesem Reiter kann der Beitrag kommentiert werden.

3.4. Bearbeiten




Hier können Beiträge bei ausreichender Berechtigung überarbeitet werden. Dabei kann vermerkt werden, ob es sich um Rechtschreib- oder inhaltliche Korrekturen handelt. Bei jeder Bearbeitung eines Beitrags wird eine neue Version des Beitrags erstellt.

3.5. Dokumente bearbeiten




Hier können Dokumente, die zum Beitrag gehören, bei ausreichender Berechtigung hinzugefügt oder entfernt werden.

3.6. Archivieren




Hier können Beiträge archiviert werden.

3.7. Löschen




Hier können Beiträge gelöscht werden.

3.8. Versionen




Auf diesem Reiter erreichen Sie über die Schaltflächen im unteren Bereich alle Versionen des aktuellen Beitrags.

3.10. Detailübersicht Versionen




Hier sehen Sie die Status der einzelnen Versionen eines Beitrags.


Hier kann das Freigabeverfahren und die Sofort-Freigabe aktiviert bzw. deaktiviert werden. Auch die anonyme Bewertung von Beiträgen, d.h. von nicht angemeldeten Benutzern, kann erlaubt werden. Bei Bedarf kann die Baumstruktur aktiviert werden. Klicken Sie dazu jeweils auf den Link "Bearbeiten". Ist die Baumstruktur aktiviert, wird unterhalb der Einstellung die aktuelle Ordnerstruktur eingeblendet. Diese kann hier wie gewohnt bearbeitet werden.


Hier kann die Überschrift und der Beitragstext, bei Bedarf formatiert, erfasst werden. Darunter haben Sie die Möglichkeit, Dokumente anzuhängen. Klicken Sie anschließend auf "Speichern".



Ist in den Einstellungen die Baumstruktur aktiviert, so kann der neu erfasste Beitrag im zweiten Schritt hier in einen Ordner einsortiert werden. Wählen Sie den Ordner einfach aus und klicken Sie dann auf "Speichern". Der Beitrag befindet sich nun im Freigabeprozess.


Hier sehen Sie alle veröffentlichten und aktiven Beiträge, die Sie verfasst haben. Mit Klick auf den Reiter "Meine Beiträge zur Freigabe" werden alle Beiträge aufgelistet, die sich aktuell im Freigabeverfahren befinden. Bei ausreichender Berechtigung können die Beiträge hier mit Klick auf "Bearbeiten" zur Bearbeitung geöffnet werden.


Hier können Beiträge darauf gefiltert werden, ob sie der Baumstruktur zugeordnet, nicht zugeordnet oder nicht mehr zugeordnet sind. Dabei erreichen Sie auf dem Reiter "Meine Beiträge" alle Beiträge, die Sie selbst erfasst haben, und auf dem Reiter "Alle Beiträge" alle Beiträge.


Hier sehen Sie alle freigegebenen Beiträge in der Baumstruktur. Wenn Sie auf einen Ordner klicken, werden rechts davon die enthaltenen Beiträge eingeblendet.


Hier werden alle Beiträge, bei denen einen Freigabe aussteht, aufgelistet. Klicken Sie auf "Bearbeiten".



Setzen Sie hier die Einstellung "Geprüft, Freigabe erteilen", um den Beitrag freizugeben. Auf den weiteren Reitern erreichen Sie alle archivierten und aktiven Beiträge. Auf dem Reiter "Verantwortlicher" kann den ausgewählten Beiträgen ein neuer Benutzer zugewiesen werden - z.B. wenn ein Mitarbeiter ausgeschieden ist und seine Beiträge einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden sollen. Auf dem Reiter "Suche" kann nach archivierten, freigegebenen oder allen Beiträgen gesucht werden.